Si tratta di una comunicazione formale indirizzata alla controparte o al soggetto che detiene il documento per ottenere una copia del contratto sottoscritto; serve a procurarsi la versione ufficiale per verifiche, conservazione, tutela dei propri diritti e per eventuali necessità legali o amministrative. La lettera crea una traccia scritta della richiesta e facilita la produzione del documento, riducendo il rischio di contestazioni su contenuti, scadenze o obblighi contrattuali.
Indice
Come scrivere una lettera per chiedere copia contratto
Per redigere correttamente una lettera con la quale si chiede copia di un contratto è indispensabile includere, in modo chiaro e completo all’interno del testo, l’indicazione completa del mittente con nome e cognome, eventuale ragione sociale, indirizzo postale, indirizzo e‑mail e numero di telefono, nonché il codice fiscale o la partita IVA se rilevante, così da permettere l’identificazione certa della persona che avanza la richiesta. Subito dopo vanno precisati destinatario e indirizzo dell’ente o della controparte a cui ci si rivolge, indicando se la richiesta è fatta a nome proprio o in qualità di rappresentante di terzi e, in quest’ultimo caso, allegando copia della delega o del mandato che autorizza alla richiesta. All’interno del testo bisogna descrivere con precisione il contratto di cui si richiede la copia: tipologia contrattuale, data di stipula, parti contraenti, eventuale numero o protocollo, luogo di registrazione o ufficio dove è conservato, e ogni altro riferimento utile (allegati, appendici, eventuali modifiche successive) che permetta di individuare univocamente il documento richiesto.
È importante specificare esplicitamente quale versione del contratto si desidera ottenere, ad esempio copia semplice, copia conforme all’originale, copia completa di allegati e di tutte le modifiche o integrazioni intervenute nel tempo, e indicare la forma in cui si preferisce riceverla, cartacea o elettronica, con eventuale richiesta di invio tramite PEC o raccomandata A/R, o di appuntamento per ritiro in loco. Nel testo della richiesta conviene aggiungere la motivazione della richiesta, in termini di interesse diretto o legittimo, e se pertinente richiamare la base giuridica del diritto di accesso, come l’articolo 15 del Regolamento UE 2016/679 in caso di dati personali, o altra norma applicabile, al fine di sottolineare il carattere legittimo della domanda. Per evitare ritardi, è utile indicare che si allegano i documenti comprovanti l’identità e, se necessario, la qualità di rappresentante, e precisare quali documenti si allegano alla lettera (copia documento d’identità, delega, visura camerale se si agisce per conto di una società), facendo presente che si è disponibili a fornire ulteriori elementi qualora fossero richiesti.
La lettera deve contenere inoltre una richiesta di presa in carico e una domanda esplicita di conferma di ricezione, con l’indicazione di un termine entro il quale si chiede la trasmissione della copia (un termine ragionevole potrebbe essere indicato in giorni lavorativi, ad esempio 10–30 giorni a seconda della complessità), e la modalità con cui si intende ricevere eventuali comunicazioni di costo per la riproduzione o per il rilascio della copia conforme. Per completezza va inserita una dichiarazione di trattamento dei dati personali ai fini della richiesta, con l’autorizzazione al trattamento per le finalità necessarie alla risposta, e la data e il luogo di redazione della lettera; la richiesta deve essere chiusa con la firma del richiedente e la firma del rappresentante se prevista, così come con l’indicazione di eventuali recapiti alternativi per contatti. Infine, per una maggiore efficacia e tracciabilità, è consigliabile inviare la comunicazione con modalità che consentano prova di ricezione, per esempio tramite PEC o raccomandata con ricevuta di ritorno, e conservare copia della lettera e degli allegati inviati.
Esempi lettera di risposta a lettera per chiedere copia contratto
Richiesta copia contratto – Modello generico
Oggetto: Richiesta copia del contratto relativo a [oggetto del contratto]
Spett.le [Nome o Ragione Sociale],
con la presente La/Vi invito a voler cortesemente inviare una copia del contratto intestato a [Nome del richiedente o parte contraente], sottoscritto in data [data] e relativo a [breve descrizione dell’oggetto contrattuale].
La copia è richiesta per motivi di verifica/documentazione/amministrazione e potrà essere inviata via email a [indirizzo email] o tramite PEC a [indirizzo PEC], preferibilmente entro e non oltre [termine, es. 15 giorni].
Ringraziando per la cortese collaborazione, porgo distinti saluti.
Luogo, data
Firma
Nome e Cognome
Recapito telefonico: [numero]
Email: [indirizzo]
Richiesta copia contratto di lavoro (dipendente)
Oggetto: Richiesta copia del contratto di lavoro individuale
Spett.le Ufficio Risorse Umane / [Nome datore di lavoro],
sono il/la sottoscritto/a [Nome e Cognome], dipendente con codice matricola [numero] e in servizio presso [reparto/sede]. Con la presente richiedo una copia del mio contratto di lavoro individuale sottoscritto in data [data di assunzione/ultima modifica], comprensiva di eventuali clausole e allegati.
Chiedo la documentazione per motivi di verifica personale e amministrativa; gradirei riceverla in formato elettronico via email a [indirizzo email] o tramite consegna cartacea al mio ufficio entro [termine, es. 10 giorni lavorativi].
Resto a disposizione per eventuali chiarimenti e ringrazio anticipatamente.
Luogo, data
Firma
Nome e Cognome
Ruolo: [mansione]
Recapito: [telefono/email]
Richiesta copia contratto di locazione (inquilino)
Oggetto: Richiesta copia del contratto di locazione relativo all’immobile sito in [indirizzo]
Spett.le [Nome locatore/agenzia],
io sottoscritto/a [Nome e Cognome], inquilino/a dell’immobile sito in [indirizzo], Le/Vi chiedo cortesemente di fornirmi una copia conforme del contratto di locazione da me sottoscritto in data [data]. La copia è necessaria per adempimenti fiscali/assicurativi/amministrativi.
Gradirei ricevere il documento via email all’indirizzo [indirizzo email] o ritirarlo presso [luogo] entro [termine, es. 7 giorni]. In caso di eventuali costi di riproduzione, La/Vi prego di comunicarmeli.
Ringraziando per la disponibilità, porgo cordiali saluti.
Luogo, data
Firma
Nome e Cognome
Recapito telefonico: [numero]
Indirizzo dell’immobile: [indirizzo]
Richiesta copia contratto di fornitura/servizi (azienda)
Oggetto: Richiesta copia del contratto di fornitura n. [numero/oggetto]
Spett.le [Nome fornitore/cliente],
la scrivente [Nome/Ragione Sociale] con riferimento al rapporto contrattuale avente per oggetto [descrizione servizio/fornitura] e stipulato in data [data], richiede cortesemente una copia completa e aggiornata del contratto, comprensiva di tutti gli allegati e delle eventuali modifiche/appendici.
La documentazione è richiesta per finalità contabili e di compliance; Vi preghiamo di inviarla in formato PDF all’indirizzo email [indirizzo email] o tramite PEC a [indirizzo PEC] entro [termine utile, es. 10 giorni lavorativi].
In attesa di cortese riscontro, porgiamo cordiali saluti.
Luogo, data
Firma e timbro (se società)
Nome e Cognome del referente
Ruolo: [ruolo]
Contatti: [telefono/email]
Richiesta copia contratto di prestazione professionale (libero professionista/cliente)
Oggetto: Richiesta copia del contratto di prestazione professionale
Spett/le [Nome professionista o cliente],
io sottoscritto/a [Nome e Cognome], in qualità di [committente/professionista], richiedo formalmente una copia del contratto di prestazione professionale sottoscritto in data [data], relativo a [descrizione prestazione]. Chiedo la versione completa con ogni eventuale allegato e dettaglio delle prestazioni, termini di pagamento e clausole di responsabilità.
Preferisco ricevere il documento in formato elettronico via email a [indirizzo email] o via PEC a [indirizzo PEC]; in alternativa è possibile concordare il ritiro cartaceo presso [luogo]. Vi sarei grato/a di inviarmi la copia entro [termine, es. 7-15 giorni].
Ringrazio e resto disponibile per chiarimenti.
Luogo, data
Firma
Nome e Cognome
Partita IVA/Codice Fiscale: [dati]
Recapito: [telefono/email]