È una comunicazione scritta, spesso formale, con cui si richiede a una persona o a un ente l’invio di documenti specifici; serve a chiarire quali materiali sono necessari, come devono essere inviati e entro quando, garantendo che la richiesta resti tracciabile e verificabile. Ha lo scopo pratico di avviare o velocizzare una pratica amministrativa, contrattuale o legale, prevenendo equivoci grazie a un testo chiaro, cortese e preciso che funge anche da prova della richiesta stessa.
Indice
Come scrivere una lettera per chiedere invio documenti
Perché la richiesta di invio documenti sia efficace e valida sotto il profilo amministrativo e legale, la lettera deve innanzitutto identificare con precisione chi la invia e chi la riceve: indicare il nome completo o la ragione sociale, l’eventuale qualifica o ruolo all’interno dell’ente o dell’impresa, l’indirizzo postale completo e i riferimenti di contatto diretti (telefono, indirizzo email certificata se disponibile). È altrettanto importante riportare le informazioni identificative del destinatario, con nome, funzione, ufficio o dipartimento, e l’indirizzo al quale si richiede l’invio, così da evitare errori di inoltro. Non vanno dimenticate le coordinate amministrative utili al riconoscimento della pratica, come numeri di protocollo, numeri di pratica o di contratto, partita IVA o codice fiscale se rilevanti; queste informazioni permettono al destinatario di collegare immediatamente la richiesta alla posizione amministrativa corretta.
Nella parte iniziale della comunicazione è opportuno richiamare eventuali precedenti scambi o atti collegati (una delibera, un contratto, una comunicazione precedente, un riferimento normativo), indicando data e numero quando disponibili, in modo che il destinatario comprenda il contesto e la necessità della richiesta. Occorre quindi descrivere con estrema precisione i documenti richiesti: non bastano formule generiche, ma vanno specificati tipologia del documento (es. copia conforme del contratto, certificato storico, estratto conto periodico, fatture relative al periodo X–Y), periodo di riferimento, numeri di protocollo o altri identificativi interni dei documenti, formato desiderato (originale cartaceo, copia digitale in PDF/A, scansione autenticata), e se si richiedono copie certificate, traduzioni giurate, o documenti autenticati. Se la richiesta riguarda copie di atti originali, va chiarito se si intendono ricevere gli originali oppure copie sostitutive, e se e come questi documenti debbano poi essere restituiti.
La lettera deve spiegare la finalità della richiesta, cioè per quale motivo i documenti sono necessari e come verranno utilizzati: questo è utile sia per giustificare la richiesta sia per rispettare obblighi di trasparenza e protezione dei dati. Se la richiesta si basa su obblighi normativi, su un termine contrattuale o su un provvedimento amministrativo, è opportuno richiamare la norma o il titolo giuridico che legittima la richiesta. Va sempre indicato un termine entro il quale si chiede di ricevere i documenti, espresso in giorni lavorativi con una data precisa o un arco temporale definito, e va specificato cosa si intende accadrà in mancanza di risposta (richiesta di sollecito, avvio di procedure amministrative, ecc.), mantenendo però un tono professionale e non minaccioso se non previsto da norme o contratti.
Devono essere fornite istruzioni chiare sulle modalità di consegna: indirizzo postale per spedizioni, modalità di invio elettronico con indicazione del tipo di file accettato e della massima dimensione, uso di PEC o servizio di upload sicuro se i documenti contengono dati sensibili, e le eventuali esigenze di firma digitale o autenticazione. Se è richiesta la sottoscrizione o la certificazione di conformità all’originale, occorre specificare la forma di attestazione richiesta e il soggetto abilitato a rilasciarla. In caso di invio fisico, è utile indicare il numero di copie richieste e se si desidera il ritorno degli originali o la conservazione da parte del mittente.
La lettera deve includere un paragrafo con le informazioni per i contatti operativi: una persona di riferimento e i suoi recapiti per chiarimenti o per concordare modalità e tempi di consegna, eventuali fasce orarie per la ricezione di documenti, e istruzioni su come confermare l’avvenuta spedizione o consegna (ad esempio richiesta ricevuta di ritorno, comunicazione via PEC o conferma telefonica). È inoltre buona pratica inserire una breve nota sulla riservatezza e il trattamento dei dati, richiamando eventuali obblighi di protezione dei dati personali (ad esempio riferimenti al Regolamento europeo sulla protezione dei dati) quando i documenti contengono informazioni personali o sensibili, e precisare eventuali misure di sicurezza richieste durante il trasferimento.
Infine la conclusione formale non deve mancare: una formula di chiusura cortese che ribadisca la richiesta, la data entro cui si attende il materiale, l’indicazione che seguirà un sollecito in caso di mancata risposta e l’apposizione della firma del mittente completa di nome, qualifica e, se pertinente, timbro dell’ente. Se si allegano documenti a supporto della richiesta, la lettera deve enumerarli chiaramente citandone titolo e numero, e specificare se questi costituiranno prova ai fini della richiesta. Curare chiarezza, precisione e completezza in ogni elemento evita ritardi, equivoci o rilievi formali che possano compromettere la validità o la tempestività della consegna dei documenti richiesti.
Esempi lettera di risposta a lettera per chiedere invio documenti
Modello 1 — Richiesta invio documenti (generica)
Oggetto: Richiesta invio documenti necessari per [motivo]
Gentile [Nome/Cognome / Ufficio],
La contatto per richiedere l’invio dei seguenti documenti necessari ai fini di [indicare motivo, es. verifica pratica, aggiornamento fascicolo, istruttoria]:
- [Documento 1]
- [Documento 2]
- [Documento 3]
Le sarei grato/a se potesse inoltrare i documenti entro il [data] in formato digitale (PDF) all’indirizzo email [indirizzo@email.it] oppure tramite PEC a [pec@esempio.it]. Qualora non fosse possibile l’invio digitale, può inviarli in copia cartacea a: [indirizzo postale].
Per qualsiasi chiarimento contatti il/la sottoscritto/a al numero [telefono] o via email. RingraziandoLa anticipatamente, porgo cordiali saluti.
[Nome e Cognome]
[Ruolo / Reparto]
[Azienda/Ente]
[Telefono] | [Email]—
Modello 2 — Richiesta invio documenti amministrativi / contabili
Oggetto: Invio documentazione contabile relativa a [periodo/fornitura]
Spett.le [Nome Azienda / Ufficio Contabilità],
Ai fini della chiusura della contabilità e della riconciliazione conti relativa a [mese/anno / fornitura n.], richiediamo cortesemente l’invio dei seguenti documenti:
- Fatture n. [elenco] o estratto conto forniture;
- DDT / Bolle di consegna riferite al periodo [date];
- Ricevute di pagamento / quietanze.
I documenti vanno inviati preferibilmente in formato PDF via email a [email aziendale] o tramite upload nella nostra area riservata (link: [link]).
Richiediamo la ricezione entro il [data] per rispettare i termini di chiusura contabile. Restiamo a disposizione per ogni necessità. Distinti saluti.
[Nome e Cognome]
Responsabile Amministrazione
[Azienda]
[Telefono] | [Email]—
Modello 3 — Richiesta documenti per selezione / assunzione
Oggetto: Invio documenti per completamento pratica di assunzione — [Nome candidato]
Gentile [Nome/Cognome],
A seguito della selezione per la posizione di [titolo posizione], La invitiamo a trasmettere i seguenti documenti per completare la Sua pratica di assunzione:
- Curriculum aggiornato;
- Copia fronte/retro di un documento d’identità valido;
- Codice fiscale;
- Titolo di studio / certificati professionali;
- Eventuali referenze / dichiarazioni sostitutive.
La preghiamo di inviarli entro il [data] via email a [recruiting@azienda.it] o tramite PEC a [pec@azienda.it]. Per i documenti originali verrà concordato un appuntamento in sede.
Per informazioni contattare [nome referente] al [telefono] o a [email referente]. Cordiali saluti.
[Nome e Cognome]
Responsabile Risorse Umane
[Azienda]
[Telefono] | [Email]—
Modello 4 — Richiesta invio documenti per rimborso spese
Oggetto: Invio documentazione per richiesta rimborso spese — [Nome/Periodo]
Gentile [Nome/Cognome / Ufficio],
Per procedere con l’erogazione del rimborso spese relativo a [missione / periodo], La invitiamo a trasmettere la seguente documentazione:
- Originali/scan ricevute e fatture (con dettagli spese);
- Modulo rimborso compilato (allegato);
- Eventuali autorizzazioni / nota spese firmata dal responsabile.
La documentazione può essere inviata in formato PDF a [email@azienda.it] o consegnata presso l’ufficio [nome ufficio]. Si prega di inviare entro il [data], specificando nella mail il codice pratica [codice].
Per dubbi o ulteriori informazioni contattare [nome referente] al [telefono]. Grazie e cordiali saluti.
[Nome e Cognome]
Ufficio Amministrativo
[Azienda]
[Telefono] | [Email]—
Modello 5 — Richiesta invio documenti urgenti per scadenza / gara
Oggetto: URGENTE — Invio documenti per [gara/scadenza] entro [data]
Egregio/a [Nome/Cognome / Ufficio],
In vista della scadenza del [data] relativa a [gara/adempimento], è indispensabile ricevere con urgenza i seguenti documenti per completare la pratica e garantire la partecipazione/adempimento:
- [Documento obbligatorio 1]
- [Documento obbligatorio 2]
- Certificazioni aggiornate ([es. SOA, DURC, ISO], se applicabili)
Si richiede l’invio immediato in formato digitale (PDF) a [email@azienda.it] e, se possibile, via PEC a [pec@azienda.it]. In caso di impedimento a rispettare i termini, La preghiamo di segnalarlo tempestivamente fornendo un termine alternativo.
Resto in attesa e disponibile per qualsiasi chiarimento al [telefono]. Cordiali saluti.
[Nome e Cognome]
[Ruolo / Referente Procedura]
[Azienda/Ente]
[Telefono] | [Email]