È una comunicazione formale indirizzata alla dirigenza scolastica o all’ufficio tecnico che richiede il trasferimento delle lezioni in un’aula diversa; serve a motivare la necessità dello spostamento (per spazio, sicurezza, rumore, strumenti mancanti o accessibilità), a documentare il problema e a ottenere una decisione amministrativa o un intervento organizzativo. Redatta in modo chiaro e cortese, rende la richiesta tracciabile e facilita la valutazione e l’organizzazione del cambiamento.
Indice
Come scrivere una lettera per chiedere lo spostamento delle aule
Una lettera volta a chiedere lo spostamento delle aule deve contenere informazioni precise, verificabili e argomentate, in modo che il destinatario possa valutare rapidamente esigenze, impatti e soluzioni praticabili. All’inizio è necessario indicare con chiarezza chi invia la richiesta: nome e qualifica del firmatario (ad esempio dirigente scolastico, coordinatore di dipartimento, docente responsabile), l’istituzione di appartenenza, l’indirizzo e i riferimenti per un eventuale contatto diretto (telefono, e‑mail). Va poi specificato il destinatario formale della lettera, con la corrispondente qualifica e ufficio (ad esempio dirigente tecnico, responsabile amministrativo, ufficio lavori o genitori/consiglio), e la data in cui la richiesta viene presentata; è opportuno segnalare anche eventuali numeri di protocollo o riferimenti amministrativi correlati se la comunicazione è parte di una pratica già avviata.
Nel corpo della lettera è fondamentale descrivere con precisione la situazione attuale che giustifica la richiesta: indicare l’aula o le aule da cui si chiede lo spostamento usando i riferimenti catastali interni o numeri identificativi (edificio, piano, numero stanza), la destinazione proposta (anch’essa identificata nello stesso modo) e le motivazioni concrete che rendono necessario il trasferimento. Le motivazioni devono essere argomentate e, se possibile, supportate da dati o fatti: per esempio problemi di capienza rispetto al numero di studenti, incompatibilità tra caratteristiche dell’ambiente e attività didattiche previste (acustica, illuminazione, aerazione), questioni di sicurezza o agibilità, necessità di didattica laboratoriale che richiede attrezzature specifiche, esigenze di accessibilità per studenti con disabilità, interferenze con altre attività o situazioni temporanee (lavori edili, eventi, emergenze sanitarie). Se il trasferimento è richiesto per motivi di urgenza, indicare chiaramente il grado di urgenza e la data entro la quale è indispensabile effettuare la variazione.
Occorre poi fornire dati tecnici e logistici che permettano di valutare la fattibilità: la capienza attuale e quella richiesta (numero posti a sedere e normativa di riferimento), le dimensioni indicative delle aule, la disponibilità di impianti elettrici, rete dati, lavagne multimediali, arredi e attrezzature specifiche già presenti o da trasferire, requisiti per sicurezza antincendio e percorsi di esodo, eventuali limitazioni strutturali (scale, ascensori). È utile descrivere l’impatto sull’orario e sull’organizzazione didattica, specificando quali classi, corsi, docenti e servizi verrebbero coinvolti, nonché le lezioni o le attività che potrebbero subire spostamenti o cancellazioni temporanee. Se il cambio di aula comporta modifiche al piano delle lezioni o alla turnazione, indicare una proposta di calendario per l’attuazione e le eventuali soluzioni alternative per minimizzare il disagio.
Una richiesta ben documentata include valutazioni sui costi e sulle responsabilità operative: quantificare, anche sommariamente, le risorse necessarie per il trasloco (personale per la movimentazione, mezzi di trasporto, eventuali lavori di allestimento o adeguamento, pulizie) e indicare chi dovrebbe sostenere tali costi o chi se ne farebbe carico. Se pertinente, allegare o richiedere controlli tecnici preventivi (rilevamenti di capienza, certificazioni impianti, valutazione dei rischi) e specificare le autorizzazioni già ottenute o ancora necessarie. È altresì opportuno allegare documentazione di supporto: planimetrie, fotografie degli ambienti, certificati di agibilità o rapporti tecnici, elenchi delle attrezzature che devono essere trasferite, eventuali firme di consenso da parte di docenti o rappresentanti di classe, e qualsiasi altra prova che rafforzi la fondatezza della richiesta.
La lettera deve inoltre proporre soluzioni concrete e flessibili piuttosto che limitarsi a un elenco di problemi: indicare la soluzione preferita e, se possibile, una o due alternative di compromesso, suggerire tempi e modalità di esecuzione (turni di trasloco, periodi di pausa didattica per limitare l’impatto, modalità di comunicazione a studenti e famiglie) e chiedere esplicitamente un sopralluogo tecnico o un incontro per concordare i dettagli. È importante chiedere una risposta entro un termine ragionevole, specificandone le motivazioni (per esempio per garantire l’organizzazione delle lezioni e la comunicazione alle famiglie), e fornire i dati per un riscontro rapido.
Infine la parte conclusiva deve ribadire in lingua formale la richiesta, ringraziare per l’attenzione e dichiarare la disponibilità alla collaborazione per tutte le procedure necessarie; chiude la lettera la firma del richiedente con l’indicazione del ruolo e, se previsto, il timbro dell’istituzione. Qualora il contesto lo richieda, è utile indicare i riferimenti normativi o regolamentari a cui la richiesta si collega (norme di sicurezza, regolamenti scolastici, delibere di istituto), così da facilitare la valutazione formale e accelerare l’iter decisionale. Seguendo questi criteri la comunicazione risulterà completa, professionale e facilmente verificabile, aumentando la probabilità di una valutazione rapida e positiva della richiesta di spostamento delle aule.
Esempi lettera di risposta a lettera per chiedere lo spostamento delle aule
Richiesta generica di spostamento aula
Oggetto: Richiesta di spostamento dell’aula per le attività didattiche del corso [nome corso]
Alla cortese attenzione del Dirigente Scolastico / Responsabile della Logistica,
con la presente, in qualità di docente referente del corso [nome corso], chiedo formalmente lo spostamento dell’aula assegnata attualmente (Aula [numero/nome]) alla seguente aula alternativa: Aula [numero/nome alternativo]. La richiesta si rende necessaria per motivi organizzativi che impediscono lo svolgimento ottimale delle lezioni nella sede attuale (es. capienza insufficiente, problemi di ventilazione, incompatibilità attrezzature). Propongo il seguente calendario di trasferimento: dal [data inizio] al [data fine] (se temporaneo) / a decorrere dal [data] (se definitivo). Resto a disposizione per concordare tempi e modalità di trasloco, e per fornire supporto nella comunicazione agli studenti e al personale. In attesa di un cortese riscontro, porgo distinti saluti.
[Nome e cognome]
[Ruolo / Dipartimento]
[Recapito telefonico / email]
Richiesta di spostamento per motivi di sicurezza
Oggetto: Richiesta urgente di spostamento aula per motivi di sicurezza (Aula [numero])
Alla cortese attenzione del Dirigente Scolastico / Responsabile della Sicurezza,
sono a segnalare la necessità di spostare con urgenza le attività attualmente svolte in Aula [numero], a causa di problemi riscontrati relativi alla sicurezza (es. infiltrazioni d’acqua, impianto elettrico non a norma, presenza di muffa). Considerata la possibile compromissione dell’incolumità di studenti e personale, richiedo che venga individuata e assegnata tempestivamente un’aula alternativa idonea (es. Aula [numero alternativo] o palestra attrezzata). Chiedo inoltre un sopralluogo ufficiale da parte del personale tecnico per la verifica e riparazione dei problemi segnalati. Per facilitare il trasferimento sono disponibile a fornire l’elenco delle lezioni e il materiale didattico da spostare. Ringraziando per la pronta attenzione, resto in attesa di riscontro urgente.
Cordiali saluti,
[Nome e cognome]
[Docente / Coordinatore sicurezza]
[Recapito]
Richiesta di spostamento per esigenze didattiche/laboratoriali
Oggetto: Richiesta di spostamento aula per esigenze didattiche e utilizzo laboratori (Corso [nome])
Alla cortese attenzione del Dirigente Scolastico / Coordinatore didattico,
desidero sottoporre alla Sua attenzione la necessità di spostare le lezioni del corso [nome corso] dall’Aula [numero] all’Aula/Laboratorio [numero/nome], per consentire lo svolgimento di attività pratiche che richiedono attrezzature specifiche (es. laboratori informatica, chimica, tecnologie). L’attuale aula non dispone delle dotazioni necessarie per raggiungere gli obiettivi didattici previsti dal programma, con ripercussioni sulla qualità dell’apprendimento. Propongo le seguenti date e fasce orarie per il trasferimento: [indicare date/orari]. Se necessario, posso predisporre un inventario del materiale didattico e collaborare con il tecnico di laboratorio per l’allestimento. Rimango in attesa di conferma e indicazioni operative.
Distinti saluti,
[Nome e cognome]
[Docente referente / Coordinatore di corso]
[Recapito]
Richiesta temporanea di spostamento per lavori di manutenzione
Oggetto: Richiesta di spostamento temporaneo aula per lavori di manutenzione (Aula [numero])
Alla cortese attenzione del Dirigente Scolastico / Ufficio Tecnico,
con la presente richiedo il trasferimento temporaneo delle attività svolte in Aula [numero] a partire dal [data inizio] fino al [data fine], a causa dei lavori di manutenzione programmati (es. tinteggiatura, riparazioni impiantistiche, rifacimento pavimentazione). Propongo come sede alternativa le Aule [numero/nome] o, in mancanza, la Biblioteca/Spazio polifunzionale in orario compatibile. Al fine di evitare disagi a studenti e docenti, chiedo che venga comunicato il calendario aggiornato e che vengano predisposte le attrezzature necessarie nella nuova aula (banchi, lavagna, connessione internet). Resto a disposizione per coordinare gli spostamenti del materiale didattico e per eventuali comunicazioni agli interessati. In attesa di un cortese riscontro, porgo cordiali saluti.
[Nome e cognome]
[Ruolo / Classe di riferimento]
[Recapito]
Richiesta di spostamento per svolgimento di esami o eventi straordinari
Oggetto: Richiesta di spostamento aula per sessione d’esame / evento straordinario (data [gg/mm/aaaa])
Alla cortese attenzione del Dirigente Scolastico / Responsabile della Segreteria Didattica,
con la presente richiedo l’assegnazione di un’aula alternativa per lo svolgimento della sessione d’esame/evento straordinario previsto in data [gg/mm/aaaa], in quanto l’aula attualmente prenotata (Aula [numero]) non garantisce la capienza e le condizioni logistiche necessarie (es. distanziamento, posti a sedere numerosi, microfonia). Le caratteristiche richieste per l’aula alternativa sono: capienza minima [numero] posti, disposizione adatta alla sorveglianza, e, se possibile, sistema audiovisivo. Propongo come soluzioni alternative le Aule [numero/nome] o l’Auditorium [nome]. Chiedo gentilmente di ricevere conferma della nuova assegnazione entro il [data limite] per procedere con le comunicazioni agli interessati e l’organizzazione del personale di sorveglianza. Ringraziando anticipatamente, porgo distinti saluti.
[Nome e cognome]
[Responsabile Esami / Organizzatore evento]
[Recapito]