Si tratta di una comunicazione scritta, generalmente formale e rispettosa, con cui un dipendente chiede al proprio superiore un favore concreto (un permesso, un incarico, una deroga o un supporto). Lo scopo è esplicitare in modo chiaro e sintetico la richiesta, fornire il contesto e le motivazioni, mostrare consapevolezza delle implicazioni per l’ufficio e facilitare una decisione rapida da parte del capo. Per essere efficace deve mantenere un tono professionale, offrire eventuali soluzioni o alternative e chiudere con un ringraziamento che riconosca la posizione e il tempo del destinatario.
Indice
Come scrivere una lettera per chiedere un favore al capo
Quando scrivi una lettera al capo per chiedere un favore è importante che il contenuto sia chiaro, conciso e rispettoso, e che fornisca tutte le informazioni necessarie per permettere una valutazione rapida e informata della richiesta. Inizia con una breve apertura che contestualizzi il rapporto e il motivo della comunicazione: ad esempio una frase che ricordi il ruolo che ricopri o il progetto a cui sei assegnato e che colleghi questa identità alla richiesta che stai per formulare. Subito dopo esponi in modo esplicito e diretto la richiesta: indica esattamente cosa chiedi, evitando ambiguità, e se possibile esprimi la richiesta con una formula chiara come “Le chiedo la disponibilità a…”, oppure “Mi permetto di chiedere un favore relativo a…”. Specificare il favore in termini concreti aiuta il destinatario a capire subito se è in grado di acconsentire o se necessita di ulteriori chiarimenti.
Spiega quindi il contesto e le ragioni che giustificano la richiesta. Qui è utile descrivere le circostanze, gli obiettivi che intendi raggiungere e perché il favore è rilevante per il lavoro o per una situazione personale legittima: ad esempio motivi di equilibrio lavoro-vita privata, necessità operative, urgenze o opportunità che avvantaggiano il team o l’azienda. È utile indicare in che modo la concessione del favore produrrebbe benefici concreti o, se del caso, come la mancata concessione potrebbe influire su tempi, risultati o responsabilità; questo aiuta il capo a valutare l’impatto della decisione. Mantieni un tono misurato e obiettivo quando descrivi le conseguenze, evitando ricatti emotivi o esagerazioni.
Precisa data, tempi e durata: se la tua richiesta implica un orario, una data limite o una finestra temporale, dillo chiaramente. Indica anche eventuali scadenze correlate, la durata stimata dell’impegno richiesto e la flessibilità che sei in grado di offrire. Se il favore comporta una variazione di compiti o di presenza, scrivi come intendi coprire le tue responsabilità o garantire la continuità del lavoro durante il periodo richiesto. Proponi soluzioni concrete e alternative: suggerire una o due opzioni praticabili rende più facile per il capo scegliere e dimostra proattività; ad esempio puoi offrire colleghi che possono coprirti, piani di delega, o modalità alternative di svolgimento.
È fondamentale affrontare eventuali aspetti organizzativi, formali o di policy aziendale: se il favore potrebbe richiedere autorizzazioni, cambi di orario, o influire su budget e procedure interne, menziona le implicazioni e, se possibile, indica come pensi di adempiere ai requisiti necessari. Se la richiesta ha rilevanza etica, di conflitto di interessi o di riservatezza, dichiara apertamente la situazione e come intendi gestirla per essere trasparente e conforme alle regole aziendali. Questo dimostra responsabilità e facilita decisioni informate.
Nella chiusura esprimiti con cortesia e gratitudine, mostrando disponibilità ad adattare la richiesta e ad incontrare il capo per discuterne di persona se necessario. Una buona formula di chiusura può contenere la disponibilità a fornire ulteriori dettagli o documentazione, un recapito per contatti rapidi e una frase di ringraziamento anticipato, ad esempio “La ringrazio per il tempo e la disponibilità; resto a disposizione per ogni chiarimento”. Evita toni supplicanti o minacciosi: mantieni professionalità e rispetto, anche nel caso in cui il favore venga rifiutato, perché il modo in cui presenti la richiesta influenza il rapporto di fiducia.
Infine cura la forma: usa un linguaggio formale e corretto, evita errori di ortografia, adotta una lunghezza adeguata (una pagina al massimo salvo necessario) e allega eventuali documenti utili che possano facilitare la valutazione (piani, calendari, autorizzazioni preesistenti). Se ritieni opportuno, includi una frase che riassuma in una riga la richiesta principale per facilitare la lettura, e termina con una firma chiara e i recapiti. Questo insieme di informazioni ben organizzate e presentate aumenta molto le probabilità che la tua richiesta venga compresa e valutata favorevolmente.
Esempio lettera per chiedere un favore al capo
1) Modello generico
Oggetto: Richiesta di favore
Egregio Sig./Gent.ma Sig.ra [Cognome],
mi permetto di disturbarLa per sottoporLe una richiesta personale: avrei bisogno del Suo supporto per [breve descrizione del favore richiesto]. Questa richiesta nasce da [spiegazione sintetica del motivo e dell’urgenza]. Se possibile, Le chiederei di autorizzare/consentire/intervenire con [azione specifica richiesta] entro [termine desiderato], in modo da poter [risultato atteso].
Sono disponibile a fornire ulteriori dettagli e a concordare modalità che minimizzino l’impatto sul lavoro del team. RingraziandoLa anticipatamente per la disponibilità, resto in attesa di un Suo cortese riscontro.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo]
[Recapito]
2) Richiesta permesso per impegno personale (giorno/mezze giornate)
Oggetto: Richiesta permesso per [data]
Egregio Sig./Gent.ma Sig.ra [Cognome],
con la presente Le chiedo cortesemente il permesso di assentarmi dal lavoro il giorno [data] (o dalle ore [ora] alle ore [ora]) per motivi personali/giustificati da [breve motivazione]. Mi impegno a completare le attività urgenti prima della data indicata e a garantire il passaggio di consegne al/alla collega [nome] per quanto necessario.
La ringrazio per la comprensione e resto a disposizione per concordare eventuali soluzioni alternative.
Distinti saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo]
[Recapito]
3) Richiesta di lavoro agile/ modifica orario
Oggetto: Richiesta di lavoro agile/modifica temporanea orario
Egregio Sig./Gent.ma Sig.ra [Cognome],
desidero chiederLe la possibilità di svolgere la mia attività in modalità di lavoro agile (o con orario modificato) per il periodo [date o durata], a causa di [motivo breve]. Ritengo che, adottando questa soluzione, potrò mantenere gli standard di produttività attuali e rispettare le scadenze previste. Propongo il seguente piano operativo: [giorni/orari proposti, strumenti di comunicazione, obiettivi misurabili].
Resto disponibile a un incontro per definire i dettagli e a una prova iniziale per valutare l’efficacia della misura. Grazie per l’attenzione.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo]
[Recapito]
4) Richiesta di risorse o supporto su progetto
Oggetto: Richiesta di supporto per progetto [nome progetto]
Egregio Sig./Gent.ma Sig.ra [Cognome],
Le scrivo per richiedere il Suo supporto nell’assegnazione di risorse per il progetto [nome progetto]. Al momento, per rispettare i tempi e gli obiettivi, avremmo bisogno di [numero persone/competenze specifiche/strumenti] per il periodo [durata]. L’assenza di tali risorse potrebbe comportare [conseguenze sui tempi/qualità/costi].
Ho preparato una breve analisi delle priorità e delle attività che giustificano la richiesta, che sono disponibile a illustrare quando Le è più comodo. La ringrazio per l’attenzione e spero in un riscontro favorevole.
Distinti saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo]
[Recapito]
5) Richiesta di raccomandazione o referenza
Oggetto: Richiesta di referenza
Egregio Sig./Gent.ma Sig.ra [Cognome],
con la presente Le chiedo cortesemente se è disponibile a fornirmi una referenza/raccomandazione in vista di [motivazione: candidatura, corso, opportunità professionale], che richiede un indicatore del mio operato presso [nome azienda/ufficio]. Se acconsente, posso inviarLe un breve riassunto delle attività svolte e dei risultati raggiunti per agevolare la stesura.
La ringrazio molto per la disponibilità e per il tempo che vorrà dedicarmi.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo]
[Recapito]