È una comunicazione formale, scritta o inviata via email, con cui un cliente chiede al commercialista di fissare un incontro per discutere questioni fiscali, contabili o amministrative; serve a chiarire lo scopo dell’appuntamento, indicare eventuali documenti necessari e proporre date e orari compatibili. La lettera aiuta a mantenere professionalità e precisione, permette al professionista di prepararsi adeguatamente e resta come documento di riferimento per impegni e scadenze, evitando fraintendimenti e facilitando la gestione tempestiva delle pratiche.
Indice
Come scrivere una lettera per chiedere un appuntamento al commercialista
La lettera indirizzata al commercialista deve identificare in modo chiaro chi richiede l’appuntamento e come può essere contattato: occorre indicare il nome e cognome del mittente, eventualmente la ragione sociale se si scrive per conto di un’impresa o di un professionista, il ruolo ricoperto nell’azienda se pertinente, il codice fiscale e/o la partita IVA, l’indirizzo completo e almeno un recapito telefonico e un indirizzo email ai quali il commercialista può rispondere. Va chiaramente indicato anche a chi è indirizzata la richiesta, nominando il professionista o lo studio e riportando l’indirizzo dello studio qualora si abbia preferenza per una sede specifica. Nella parte centrale della lettera è fondamentale spiegare con precisione il motivo per cui si chiede l’appuntamento: una breve ma circostanziata descrizione delle questioni da affrontare (ad esempio predisposizione dichiarazioni fiscali, chiusura bilancio, consulenza su successione o cessione d’azienda, gestione paghe, controllo della situazione IVA, pratiche straordinarie), eventuali scadenze imminenti o obblighi normativi che rendono urgente l’incontro e il livello di approfondimento richiesto. È utile segnalare la modalità di incontro preferita — presenza in studio, visita presso la sede del cliente, videoconferenza o colloquio telefonico — e indicare fasce orarie o giorni di disponibilità, proponendo più soluzioni temporali per facilitare la prenotazione; se invece si richiede la massima urgenza, è opportuno specificare entro quando si necessita della conferma.
Per agevolare la preparazione del commercialista, la lettera dovrebbe elencare i documenti e le informazioni che si ritiene saranno necessari per l’appuntamento, o allegare copia della documentazione principale, precisando se si concede al professionista autorizzazione a consultare fascicoli o a interagire con terzi (ad esempio banche o uffici pubblici) in rappresentanza del cliente, con eventuale delega firmata allegata. Se la richiesta proviene da un rappresentante, bisogna indicare la qualifica e allegare procura o mandato; in caso contrario, è utile ricordare che il professionista potrà richiedere documenti integrativi in vista dell’incontro. È inoltre opportuno precisare, se rilevante, i dati per la fatturazione delle prestazioni richieste o chiedere chiarimenti preventivi sulle modalità e sui criteri di fatturazione, in modo da evitare incomprensioni sull’onorario.
La lettera dovrebbe altresì contenere una frase con la richiesta esplicita di conferma dell’appuntamento e le modalità con cui la conferma può essere inviata (telefono, sms, email), insieme a un termine entro il quale si gradirebbe ricevere risposta; questo facilita l’organizzazione sia del cliente sia dello studio. Dal punto di vista formale non mancheranno una formula di cortese introduzione e una di chiusura adeguata, la data della comunicazione e la firma leggibile del mittente, con l’indicazione del ruolo o della qualifica se si rappresenta una società. Se si ritiene opportuno per conformità al regolamento sulla protezione dei dati, è possibile aggiungere una breve dichiarazione di consenso al trattamento dei dati personali ai fini della gestione dell’appuntamento e della consulenza, oppure rimandare alla privacy policy dello studio, così da chiarire fin da subito l’utilizzo delle informazioni fornite. Seguendo questi criteri la lettera risulterà completa, professionale e funzionale a un rapido e corretto fissare dell’incontro.
Esempio lettera per chiedere un appuntamento al commercialista
Modello 1 — Generico
Oggetto: Richiesta appuntamento
Alla cortese attenzione dello Studio Commercialista,
mi chiamo [Nome e Cognome] e desidererei fissare un appuntamento per una consulenza contabile/fiscale.
Sono disponibile nelle giornate del [inserire giorni] preferibilmente in orario [mattina/pomeriggio], ma posso concordare altra data/ora in base alle vostre disponibilità.
Potete contattarmi al numero [telefono] o via email [indirizzo email] per confermare l’appuntamento e comunicarmi eventuale documentazione da portare.
Ringraziando per l’attenzione, porgo cordiali saluti.
[Luogo], [Data]
[Firma]
[Recapiti]
Modello 2 — Prima consulenza come privato
Oggetto: Richiesta prima consulenza fiscale
Alla cortese attenzione del Dott./Dott.ssa [Cognome],
sono [Nome e Cognome], residente in [Indirizzo]. Vorrei fissare un incontro per una prima consulenza riguardante la mia posizione fiscale e la dichiarazione dei redditi per l’anno [anno].
Preferirei un appuntamento nella settimana dal [data] al [data], in orario pomeridiano. In caso di indisponibilità, sono flessibile su altre date.
Resto a disposizione per fornire documentazione necessaria. Potete contattarmi al [telefono] o via email [email].
Cordiali saluti.
[Luogo], [Data]
[Firma]
[Recapiti]
Modello 3 — Per partita IVA/libero professionista
Oggetto: Richiesta appuntamento per consulenza partita IVA
Alla cortese attenzione dello Studio,
sono [Nome e Cognome], titolare di partita IVA n. [numero]. Vorrei un appuntamento per valutare il regime fiscale più idoneo e la gestione contabile per l’anno in corso.
Preferenze di data: [inserire disponibilità]. Gradirei inoltre ricevere indicazioni sui documenti da presentare.
Potete contattarmi al [telefono] o [email] per confermare. Grazie.
Distinti saluti.
[Luogo], [Data]
[Firma]
[Recapiti]
Modello 4 — Per società (s.r.l., s.a.s., ecc.)
Oggetto: Richiesta appuntamento per consulenza societaria/contabile
Alla cortese attenzione del Dott./Dott.ssa [Cognome],
sono [Nome e Cognome], legale rappresentante di [Ragione Sociale], P.IVA [numero]. Richiedo un appuntamento per discutere aspetti contabili e fiscali relativi a [es. chiusura bilancio, adempimenti IVA, consulenza su operazioni straordinarie].
Preferibilmente nelle giornate del [date], con durata stimata di [minuti/ore]. Vi prego di comunicarmi l’elenco della documentazione da portare.
Contatti: [telefono], [email]. In attesa di conferma porgo cordiali saluti.
[Luogo], [Data]
[Firma]
[Recapiti]
Modello 5 — Per dichiarazione dei redditi urgente/scadenza
Oggetto: Urgente — richiesta appuntamento per dichiarazione redditi
Alla cortese attenzione dello Studio,
sono [Nome e Cognome]. A causa della prossima scadenza per la presentazione della dichiarazione dei redditi, richiedo cortesemente un appuntamento urgente per la predisposizione e invio della praticadel [anno].
Sono disponibile il prima possibile, indicativamente tra [date]. Potete contattarmi al [telefono] o [email] per fissare l’orario e comunicarmi i documenti richiesti.
Ringrazio per la disponibilità e porgo distinti saluti.
[Luogo], [Data]
[Firma]
[Recapiti]
Modello 6 — Per verifica contabile/controllo pratica
Oggetto: Richiesta appuntamento per verifica documentazione contabile
Alla cortese attenzione del Dott./Dott.ssa [Cognome],
sono [Nome e Cognome], referente di [Ragione Sociale]/privato. Vorrei un appuntamento per una revisione/controllo della documentazione contabile relativa al periodo [periodo].
Vi prego di indicare eventuali documenti da preparare e la disponibilità per un incontro nella settimana dal [data] al [data].
Potete confermare l’appuntamento al [telefono] o via email [email].
Cordiali saluti.
[Luogo], [Data]
[Firma]
[Recapiti]
Modello 7 — Per consulenza su operazioni straordinarie (acquisizioni, fusioni, cessioni)
Oggetto: Richiesta appuntamento per consulenza operazioni straordinarie
Alla cortese attenzione dello Studio,
sono [Nome e Cognome], in qualità di [ruolo] presso [Ragione Sociale]. Richiedo un incontro per valutare gli aspetti fiscali e contabili relativi a [es. acquisizione/cessione/fusione] in corso di valutazione.
Preferenza: data tra [date]; durata stimata [tempo]. Vi prego di indicare la documentazione utile per l’analisi preliminare.
Per conferma: [telefono], [email]. Ringrazio e porgo cordiali saluti.
[Luogo], [Data]
[Firma]
[Recapiti]