È una comunicazione formale inviata dal fornitore al cliente per ottenere i dati necessari all’emissione corretta della fattura elettronica, come gli identificativi richiesti dal Sistema di Interscambio (ad esempio codice destinatario o PEC), i dati fiscali e anagrafici e ogni informazione utile alla corretta registrazione. Serve a garantire la conformità normativa, evitare rifiuti o scarti da parte dello SdI, accelerare la gestione contabile e prevenire ritardi nei pagamenti, fornendo istruzioni chiare su come trasmettere i dati nel formato richiesto e assicurando il trattamento sicuro delle informazioni.
Indice
Come scrivere una lettera per chiedere ai clienti dati fattura elettronica
Per redigere una lettera che richieda ai clienti i dati necessari per emettere fatture elettroniche è importante spiegare con chiarezza quali informazioni si richiedono, perché sono necessarie e come verranno trattate, in modo che il destinatario comprenda la finalità, l’urgenza e le conseguenze di fornire dati incompleti o errati. Innanzitutto la comunicazione deve indicare chiaramente i dati identificativi indispensabili per l’intestazione della fattura: la ragione sociale o il nome e cognome come risultano nei registri ufficiali, la partita IVA se si tratta di soggetto IVA oppure il codice fiscale per persone fisiche e consumatori finali. Occorre richiedere l’indirizzo completo della sede legale o dell’abitazione fiscale (via, numero civico, CAP, comune, provincia, stato), eventualmente distinto dall’indirizzo operativo o della sede dove si è svolta la prestazione se diverso da quello fiscale, perché in fattura va riportato l’indirizzo corretto di riferimento. Per l’invio tramite il Sistema di Interscambio (SDI) è fondamentale precisare il canale di ricezione: l’indirizzo PEC del destinatario oppure il codice destinatario associato al canale telematico dell’intermediario o del gestionale del cliente; nel caso di pubblica amministrazione va richiesto il codice univoco ufficio. Per clienti esteri è necessario indicare il numero identificativo IVA intracomunitario completo di prefisso paese e, se pertinente, l’eventuale codice EORI o dati del rappresentante fiscale per operazioni di esportazione o soggetti con rappresentante fiscale in Italia.
La lettera deve inoltre chiedere tutte le informazioni tecnico-amministrative che influenzano la corretta emissione della fattura: eventuali riferimenti contrattuali o numeri d’ordine d’acquisto da riportare in fattura, il riferimento della persona di contatto per la fatturazione con relativo indirizzo e-mail e numero di telefono, la modalità e la periodicità di fatturazione concordata (fatturazione per singolo documento, riepilogativa mensile, ecc.), la valuta da utilizzare e l’eventuale regime IVA applicabile (ad esempio applicazione di reverse charge, esenzioni o regimi speciali), nonché la presenza di ritenute d’acconto o altre trattenute fiscali e l’eventuale aliquota o codice da utilizzare. Se la fattura deve contenere informazioni bancarie o coordinate per l’addebito automatico è utile chiedere l’IBAN e l’intestatario del conto, specificando che tali dati verranno usati esclusivamente per la gestione dei pagamenti. Per operazioni particolari, ad esempio cessioni intracomunitarie, esportazioni o prestazioni soggette a split payment, la lettera dovrebbe richiedere i documenti o le dichiarazioni che consentono di qualificare fiscalmente l’operazione (certificazioni di esportazione, dichiarazioni di destinazione intracomunitaria, ecc.).
Dal punto di vista della compliance e della protezione dei dati, la comunicazione deve informare il cliente sul titolare del trattamento, sui contatti del responsabile della privacy o del referente per la fatturazione, sul periodo di conservazione delle fatture e sul fondamento giuridico del trattamento: l’adempimento di obblighi fiscali e contabili e l’esecuzione del contratto o delle prestazioni fornite. È opportuno spiegare che le fatture elettroniche saranno trasmesse tramite il Sistema di Interscambio e conservate in formato elettronico secondo le disposizioni vigenti, specificando la durata della conservazione (ai fini fiscali e contabili) e le misure di sicurezza adottate per proteggere i dati trasmessi e conservati. Vanno inoltre richiamati i diritti dell’interessato ai sensi del regolamento sulla protezione dei dati (accesso, rettifica, limitazione, opposizione nei casi consentiti, e dove applicabile le modalità per esercitarli), precisando però che alcuni diritti possono essere limitati dal dovere di conservazione imposto dalla normativa fiscale.
La lettera deve essere pratica e operativa: indicare in quale forma e con quale scadenza si chiede la restituzione dei dati (ad esempio via PEC, tramite un modulo online protetto, o firmati e inviati per posta), fornire il riferimento della persona o dell’ufficio a cui inviare i dati e un recapito per eventuali chiarimenti, e segnalare le conseguenze del mancato o errato invio, come ritardi nell’emissione o nella ricezione della fattura, impossibilità a trasmettere correttamente la fattura tramite SDI e possibili problematiche amministrative o fiscali. Infine è utile richiedere al cliente una verifica e una conferma di correttezza dei dati comunicati e, se necessario, un consenso esplicito a procedure alternative (ad esempio accettare la ricezione tramite una PEC diversa o tramite l’area riservata del gestionale) per evitare fraintendimenti e successive rettifiche.
Esempi lettera di risposta a lettera per chiedere ai clienti dati fattura elettronica
Modello 1 — Richiesta generica di dati per fatturazione elettronica
Oggetto: Richiesta invio dati per emissione fattura elettronica
Gentile Cliente,
per poter emettere correttamente le fatture elettroniche a Suo favore La preghiamo di inviarci, entro [data], i seguenti dati obbligatori e aggiornati:
– Ragione sociale / Nome e cognome:
– Partita IVA:
– Codice Fiscale (se diverso):
– Indirizzo sede legale (via, n., CAP, comune, provincia):
– Indirizzo di fatturazione (se diverso):
– Codice destinatario SDI (7 caratteri) oppure Indirizzo PEC per ricezione fattura elettronica:
– Eventuali riferimenti amministrativi obbligatori (es. riferimento d’ordine, codice cliente interno):
La invitiamo a rispondere a questa email allegando eventuale documentazione di supporto (visura, delega, ecc.). Per chiarimenti contatti il nostro ufficio amministrazione al numero [telefono] o all’indirizzo [email].
Cordiali saluti,
[Nome e cognome]
[Ruolo]
[Denominazione azienda]
[Contatti]
Modello 2 — Nuovo cliente: richiesta iniziale dati per fatturazione elettronica
Oggetto: Benvenuto — richiesta dati per attivazione fatturazione elettronica
Gentile [Nome Cliente],
La ringraziamo per aver scelto [Nome Azienda]. Per procedere con l’attivazione della fatturazione elettronica e garantirLe la corretta ricezione delle fatture, La preghiamo di fornirci quanto segue:
– Ragione sociale completa:
– Partita IVA:
– Codice Fiscale (se privato):
– Indirizzo di sede legale:
– Indirizzo di fatturazione (se distinto):
– Codice destinatario SDI o Indirizzo PEC:
– Persona di riferimento per amministrazione (nome, telefono, email):
– Eventuali note su modalità di fatturazione (es. split payment, reverse charge, riferimenti ordine):
Può inviare i dati rispondendo a questa email o compilando il form allegato. Ricevuti i dati procederemo all’emissione della prima fattura elettronica.
Grazie e cordiali saluti,
[Nome e cognome]
[Ruolo]
[Denominazione azienda]
[Contatti]
Modello 3 — Sollecito per dati mancanti utili alla fatturazione elettronica
Oggetto: Sollecito invio dati per fatturazione elettronica non pervenuti
Gentile Cliente,
Con riferimento ai nostri precedenti contatti, risulta ancora mancante la seguente informazione necessaria per l’emissione della fattura elettronica relativa alla fornitura del [data / servizio]:
– [Specificare il dato mancante: es. Codice destinatario SDI / Indirizzo PEC / Ragione sociale corretta / Partita IVA]
La invitiamo cortesemente a trasmettere il dato entro e non oltre [data], al fine di evitare ritardi nell’emissione e nella ricezione del documento. In assenza di riscontro, provvederemo ad emettere la fattura utilizzando i dati in nostro possesso, con possibile necessità di successiva rettifica.
Per qualsiasi chiarimento restiamo a disposizione.
Cordiali saluti,
[Nome e cognome]
[Ruolo]
[Denominazione azienda]
[Contatti]
Modello 4 — Comunicazione per aggiornamento variazioni dati fattura elettronica
Oggetto: Richiesta conferma/aggiornamento dati per fatturazione elettronica
Gentile Cliente,
al fine di mantenere aggiornati i nostri archivi e garantire la corretta emissione delle fatture elettroniche, Le chiediamo di confermare o segnalare eventuali variazioni ai seguenti dati:
– Ragione sociale / Denominazione:
– Partita IVA / Codice Fiscale:
– Indirizzo sede legale e pec:
– Indirizzo di fatturazione (se diverso):
– Codice destinatario SDI o PEC per fatture:
– Persona di riferimento amministrativo (nome, telefono, email):
In caso di variazioni, inviarci copia della documentazione comprovante le modifiche (es. visura camerale aggiornata, comunicazione PEC). La preghiamo di rispondere entro [data] per evitare l’invio di fatture a dati non aggiornati.
Grazie per la collaborazione.
Distinti saluti,
[Nome e cognome]
[Ruolo]
[Denominazione azienda]
[Contatti]
Modello 5 — Richiesta urgente di dati per emissione fattura elettronica in scadenza
Oggetto: Urgente — invio immediato dati per fattura elettronica in scadenza
Gentile Cliente,
Abbiamo necessità urgente di ricevere i dati per la fatturazione elettronica relativi alla fornitura/servizio del [data], poiché la fattura è in scadenza. Per procedere senza ritardi La preghiamo di inviarci immediatamente:
– Ragione sociale e Partita IVA:
– Codice destinatario SDI o Indirizzo PEC:
– Indirizzo di fatturazione (se diverso):
– Riferimento d’ordine o codice cliente (se richiesto):
La mancata ricezione entro 24 ore comporterà l’emissione della fattura con i dati attualmente presenti nei nostri archivi. Per urgenze contatti il nostro ufficio amministrazione al [telefono] o risponda a questa email.
Cordiali saluti,
[Nome e cognome]
[Ruolo]
[Denominazione azienda]
[Contatti]