Una lettera di messa in mora per chiedere copia delle chiavi è un atto formale con cui si sollecita l’altra parte a consegnare o duplicare le chiavi entro un termine prestabilito, avvertendo che il mancato adempimento comporterà l’attivazione di rimedi legali e la richiesta di eventuali danni o oneri. Serve soprattutto a documentare la richiesta e a costituire prova della costituzione in mora, condizione utile o necessaria per poi agire giudizialmente o per giustificare addebiti; inoltre mette il destinatario in condizione di ottemperare prima che la controversia si aggravi. Per essere efficace conviene renderla chiara nell’identificazione delle parti, nell’oggetto e nel termine, e inviarla con modalità che ne garantiscano la ricezione.
Indice
Come scrivere una lettera di messa in mora per chiedere copia delle chiavi
Perché la lettera di messa in mora produca il suo effetto e sia utile in caso di successiva azione giudiziaria, deve contenere tutte le informazioni che rendono chiaro chi è il mittente e chi il destinatario, quale obbligo viene contestato, quali fatti sono accaduti e quale comportamento si richiede. In apertura vanno indicati con precisione i dati anagrafici del mittente (nome e cognome o ragione sociale, indirizzo completo, codice fiscale o partita IVA se pertinente, recapiti telefonici e indirizzo PEC o email ordinaria) e quelli del destinatario nella stessa forma; è opportuno allegare copia di un documento d’identità del mittente o del rappresentante che firma la lettera quando ciò serve a provare la legittimazione. Deve essere descritta la proprietà o l’immobile cui si riferisce la richiesta, indicando l’indirizzo completo, eventuali dati catastali se rilevanti e una descrizione delle unità interessate (appartamento, garage, cantina ecc.), specificando il rapporto contrattuale che lega le parti (per esempio contratto di locazione con data di inizio e fine, contratto di comodato, contratto di appalto o regolamento condominiale che preveda la consegna di chiavi), allegando copia del contratto o dei documenti rilevanti per consentire al destinatario di verificare la pretesa.
La ricostruzione dei fatti deve essere completa e precisa: indicare date rilevanti (giorno di scadenza del contratto o di riconsegna, eventuali comunicazioni già inviate), che cosa è stato concordato in ordine alla consegna o alla duplicazione delle chiavi e in che modo tale obbligo non è stato adempiuto. Occorre indicare in modo esplicito la prestazione che si richiede, cioè la consegna o la consegna di copia delle chiavi; è utile precisare la quantità approssimativa di chiavi/duplicati in possesso o dovuti, il tipo (chiavi di ingresso, chiavi di cantina, telecomandi, badge) e ogni informazione tecnica che consenta di identificare esattamente l’oggetto della richiesta.
Deve comparire chiaramente la dichiarazione che la presente costituisce formale messa in mora/diffida ad adempiere, con l’indicazione di un termine certo e congruo per adempiere alla richiesta (ad esempio un numero preciso di giorni decorrenti dal ricevimento della lettera), specificando la modalità in cui la consegna dovrà avvenire: consegna a mano presso un luogo e giorno prestabiliti con rilascio di ricevuta scritta, invio tramite raccomandata con ricevuta di ritorno, consegna presso l’ufficio del locatore o del condomino o mediante consegna a persona incaricata; in alternativa si può prevedere la consegna delle copie a mezzo corriere con firma o la consegna in busta chiusa presso un indirizzo specifico. Va richiesto esplicitamente che la consegna sia accompagnata da una ricevuta sottoscritta che indichi il numero di chiavi consegnate e la data, e/o che il destinatario confermi per iscritto l’avvenuta consegna a mezzo PEC o email con allegata dichiarazione sostitutiva.
È importante indicare le conseguenze in caso di mancato adempimento: riserva di adire le vie legali per ottenere la consegna coatta, richiesta di risarcimento del danno, richiesta di rimborso degli eventuali costi necessari per sostituire serrature o per provvedere alla messa in sicurezza dell’immobile, trattenimento parziale o totale del deposito cauzionale se previsto dal contratto, addebito di interessi per ritardato adempimento e richiesta del rimborso delle spese legali. La formulazione deve essere chiara ma misurata: si dichiara che in mancanza di consegna entro il termine indicato si procederà senza ulteriore avviso, allegando prova delle spese che verranno sostenute e riservandosi espressamente ogni ulteriore diritto ed azione.
Per rendere la lettera efficiente come prova processuale, si deve indicare la data e sottoscriverla manualmente; se inviata tramite posta è consigliabile l’invio in raccomandata con avviso di ricevimento o, ancora meglio, tramite PEC, così da avere prova certa dell’invio e del contenuto. Conviene elencare e allegare tutta la documentazione probatoria utile: copia del contratto, eventuali precedenti comunicazioni o email, ricevute di pagamento del canone o del deposito, eventuali verbali di riconsegna parziale e copia del documento d’identità del sottoscrittore. Se la richiesta riguarda la consegna delle chiavi da parte di un incaricato o di un terzo, è opportuno indicare anche eventuali procure o deleghe in possesso.
Il tono della missiva deve essere formale e preciso, evitando ambiguità e usando frasi che manifestino la volontà di risolvere la situazione bonariamente ma anche la determinazione a tutelarsi giudizialmente. Infine, se si intendono richiedere somme anticipate per spese specifiche (per esempio per il duplicato o la sostituzione della serratura), bisogna indicare l’importo, le modalità di pagamento e la documentazione che giustificherà tali costi; in caso contrario è sufficiente specificare che le spese sostenute saranno richieste a rimborso. Questi elementi, inseriti in un unico testo chiaro, datato e firmato e corredato delle prove documentali, costituiscono il contenuto essenziale e operativamente efficace di una messa in mora per ottenere copia delle chiavi.
Esempi lettera di risposta a lettera di messa in mora per chiedere copia delle chiavi
Messa in mora per richiesta di riconsegna/copia chiavi (modello generico)
Oggetto: Messa in mora per rilascio/copia delle chiavi dell’immobile sito in [indirizzo]
Il/La sottoscritto/a [Nome e Cognome], residente in [indirizzo completo], codice fiscale [CF], proprietario/a dell’immobile sopra indicato, con la presente
mette formalmente in mora
il/la Sig./Sig.ra [Nome e Cognome destinatario], residente in [indirizzo destinatario], affinché, entro e non oltre 10 (dieci) giorni dal ricevimento della presente, provveda a consegnare a mano oppure a inviare tramite corriere/raccomandata A/R (o PEC) copia delle chiavi relative all’immobile indicato.
In difetto, senza ulteriore avviso, provvederò a far sostituire le serrature e ad addebitare a codesto destinatario tutti i relativi oneri e spese, oltre a richiedere il risarcimento di eventuali ulteriori danni e ad avviare le azioni giudiziarie necessarie per il recupero delle somme.
Distinti saluti,
[Luogo], [Data]
[Firma]
[Nome e Cognome] — [Recapito telefonico] — [PEC o email]
Messa in mora per inquilino che non ha restituito le chiavi
Oggetto: Messa in mora per mancata restituzione delle chiavi dell’appartamento sito in [indirizzo]
Il/La sottoscritto/a [Nome e Cognome], in qualità di locatore dell’appartamento in [indirizzo], con la presente dichiara di aver constatato la mancata riconsegna delle chiavi da parte del/la Sig./Sig.ra [Nome e Cognome inquilino], nonostante la cessazione del contratto di locazione in data [data di fine locazione].
Si intima pertanto il/la Sig./Sig.ra [Nome] a restituire entro 7 (sette) giorni dal ricevimento della presente tutte le chiavi in suo possesso, consegnandole a mano presso [indirizzo o studio], oppure inviandole tramite raccomandata A/R o PEC.
In caso di mancata ottemperanza si procederà alla sostituzione delle serrature, con addebito delle spese sulla cauzione e/o con richiesta di rimborso diretto del relativo importo, oltre all’eventuale risarcimento per danni e all’avvio delle azioni legali del caso.
Distinti saluti,
[Luogo], [Data]
[Firma]
[Nome e Cognome] — [Indirizzo] — [Recapito telefonico] — [PEC o email]
Messa in mora a ex-dipendente per restituzione badge/chiavi aziendali
Oggetto: Messa in mora per restituzione chiavi/badge aziendali relative alla società [denominazione azienda]
La Società [Nome società], con sede in [indirizzo], codice fiscale/partita IVA [CF/P.IVA], nella persona del legale rappresentante pro tempore, comunica e mette in mora il/la Sig./Sig.ra [Nome e Cognome], ex dipendente con rapporto cessato in data [data cessazione], affinché provveda entro 5 (cinque) giorni dal ricevimento della presente alla riconsegna di tutte le chiavi, badge di accesso e dispositivi di sicurezza aziendali a mezzo consegna a mano presso [ufficio/indirizzo] o spedizione tramite raccomandata A/R.
In difetto, la Società addebiterà le spese per la sostituzione dei dispositivi e delle serrature, nonché qualsiasi costo derivante dalla mancata restituzione; si riserva altresì di adottare ogni azione legale e/o disciplinare prevista per il recupero dei beni e dei danni subiti.
Distinti saluti,
[Luogo], [Data]
[Firma]
[Nome e Cognome del legale rappresentante] — [Funzione] — [Contatti aziendali]
Messa in mora a condomino/terzo per riconsegna di chiavi condominiali
Oggetto: Messa in mora per riconsegna/copia delle chiavi relative ai locali/impianti condominiali in [indirizzo condominio]
Il Condominio di [nome/indirizzo], nella persona dell’amministratore pro tempore [Nome e Cognome], comunica e mette in mora il/la Sig./Sig.ra [Nome destinatario] per la detenzione non autorizzata delle chiavi relative a [specificare: locale tecnico, locale caldaia, vano contatori, ecc.], come da regolamento condominiale.
Si diffida il/la Sig./Sig.ra a restituire entro 7 (sette) giorni dal ricevimento della presente tutte le chiavi in suo possesso, consegnandole all’amministrazione o al portiere, a pena di procedere, senza ulteriore avviso, alla sostituzione delle serrature e al relativo addebito delle spese a carico del destinatario, oltre all’eventuale richiesta di risarcimento danni e adozione di provvedimenti a tutela della sicurezza condominiale.
Distinti saluti,
[Luogo], [Data]
[Firma dell’amministratore]
[Nome e Cognome] — Amministratore del Condominio [indirizzo] — [Recapito]
Messa in mora a impresa/fornitore per mancata consegna chiavi dopo lavori
Oggetto: Messa in mora per consegna delle chiavi a seguito dell’esecuzione dei lavori presso [indirizzo]
Il/La sottoscritto/a [Nome e Cognome o ragione sociale committente], committente dei lavori eseguiti presso [indirizzo], con la presente mette formalmente in mora l’impresa/il fornitore [Nome della ditta] con sede in [indirizzo ditta], per la mancata consegna delle chiavi dell’immobile a conclusione degli interventi avvenuta in data [data fine lavori].
Si intima di consegnare entro 5 (cinque) giorni dal ricevimento della presente tutte le chiavi pertinenti ai lavori eseguiti, mediante riconsegna a mano o spedizione tracciabile all’indirizzo [indirizzo per la consegna]. In caso di mancata ottemperanza, sarò costretto/a a provvedere d’ufficio alla sostituzione delle serrature e/o ad addebitare le spese per la consegna forzata, fatto salvo il risarcimento di ulteriori danni e l’avvio delle conseguenti azioni legali.
Distinti saluti,
[Luogo], [Data]
[Firma]
[Nome e Cognome o Ragione Sociale] — [Recapiti]