Come Funzionano i Sistemi POS

Il sistema POS è realizzato sostanzialmente per esercizi commerciali e attività ricettive come ristoranti, bar e hotel, per consentire ai clienti di pagare con gli strumenti bancari online come carta di credito e bancomat.

Tipologie

-Per esercizi commerciali
Gli esercizi commerciali hanno sistemi POS più semplici rispetto a strutture come ristoranti e hotel, perché completano le transazioni attraverso un’unica operazione e spesso non hanno molte variazioni di prodotti. Alcuni modelli per esercizi commerciali possono includere funzioni come il supporto di offerte speciali (ad esempio, tre per due), restituzioni e sostituzioni e il supporto di bilance digitali. Il vostro sistema POS per esercizi commerciali deve supportare le matrici se vendete oggetti che esistono in una varietà di stili, come vestiti o scarpe. Le matrici permettono di creare un inventario e inserire il prezzo di un particolare oggetto, ad esempio un maglione, distinguendo le vendite in base alla taglia e al colore.
-Per ristoranti
Ristoranti e hotel hanno esigenze diverse per quanto riguarda i POS. I ristoranti si affidano a ad essi per gestire gli ordini, ridurre il tempo delle transazioni e ridurre gli errori che possono capitare quando si passano ordini scritti a mano in cucina. Nei ristoranti fast-food, gli impiegati prendono gli ordini su terminali collegati a monitor che si trovano all’interno della cucina, in modo che il menù possa essere assemblato velocemente. Per i ristoranti con servizio al tavolo, i modelli in commercio devono supportare la possibilità di aggiungere i piatti richiesti in un secondo momento, e tenere conto di quale server sia abbinato a un determinato tavolo.
-Per hotel
Se ben integrati, questi sistemi permettono di assegnare le spese per la cena alle stanze dei diversi ospiti premendo solo uno o due pulsanti. Tuttavia, i manager degli hotel dovrebbero sapere che non tutti i modelli si integrano con i software di gestione manageriale. Un sistema POS computerizzato può permettere un buon risparmio se la vostra struttura ha delle entrate di 500.000 – 600-000 euro all’anno. Ad esempio, se un ristorante con 20 tavoli e un conto medio di 30 euro riuscisse a rendere le operazioni più veloci, in modo da permettere l’utilizzo di ciascun tavolo per un altro cliente, potreste guadagnare fino a 600 euro in più a notte. Se le vostre esigenze non raggiungono questi livelli, potrebbe essere sufficiente un registratore di cassa elettronico, a meno che non vogliate scoprire se un sistema POS possa aumentare l’efficienza della vostra attività.

Vantaggi

Un sistema POS computerizzato può diminuire il numero di oggetti che spariscono dal vostro negozio o ristorante per via di furti, perdite o errori. Inoltre, può assicurare che ogni oggetto nel vostro negozio o ristorante venga venduto al prezzo corretto e generare rapporti di vendita dettagliati che possono aiutarvi a capire quali siano gli oggetti a più alto margine di guadagno. Sarete al corrente della vostra situazione in ogni momento della giornata. Un sistema POS può dirvi istantaneamente quanti prodotti sono stati venduti oggi (o la scorsa settimana o lo scorso mese), quanto denaro avete in cassa e quanto avete guadagnato. Rapporti di vendita dettagliati permettono di rifornire il magazzino in maniera più efficiente.

Fate l’inventario, analizzate i trend di vendita e usate i dati storici per prevedere meglio i vostri bisogni. Spesso i software POS possono avvisarvi quando è ora di ordinare di nuovo gli oggetti terminati. In più, permettono di raccogliere nomi e indirizzi dei vostri clienti migliori, dati che potrete utilizzare per indirizzare la pubblicità a un determinato target e creare programmi di incentivazione. Questi sistemi riducono il tempo necessario per fare l’inventario, rapporti di vendita e altre operazioni ripetitive ma importanti. Negli esercizi commerciali, il sistema POS permette di fare il conto in maniera molto più veloce. I ristoratori scopriranno che il processo di ordinazione diventerà molto più veloce, poiché gli ordini vengono indirizzati automaticamente dalla sala alla cucina. In entrambi i casi, i clienti otterranno un servizio più veloce e accurato.

Tenete a mente che ottenere questi vantaggi richiede un certo impegno, o le possibilità del POS non verranno sfruttate a pieno. Senza un addestramento appropriato e analisi periodiche, anche il più sofisticato sistema POS non sarà più utile di un registratore di cassa. Inoltre, assicuratevi che la vostra attività abbia una corrente elettrica “stabile”: fluttuazioni di corrente derivanti dall’utilizzo di frullatori, tritatori, microonde e altri dispositivi meccanici collegati allo stesso circuito elettrico possono facilmente interrompere la connessione con il sistema POS. Potreste avere la necessità di filtrare la corrente elettrica per eliminare le interferenze o installare un circuito dedicato.

Software

La maggior parte dei pacchetti software POS offre funzioni simili e potete tranquillamente dare per scontato che tutti i più importanti software POS possano gestire le transazioni standard. I software POS in genere mostrano gli oggetti venduti e i prezzi, le tasse, gestiscono restituzioni, transazioni negate dalla banca, pagamenti (inclusa la processazione delle carte di credito), pagamenti a rate e sconti; generano rapporti e organizzano l’inventario. I software per i POS dei ristoranti permettono di fare il conto in base alle singole persone o al tavolo, gestire ordini speciali, memorizzare gli ordini sul server, generare liste di attesa e altro. Potete prendere in considerazione funzioni aggiuntive a seconda del vostro business.
-Internet data board
Alcuni pacchetti software POS offrono un’Internet data board. L’Internet data board crea uno stampato degli affari della giornata al quale potete accedere da qualunque luogo abbia una connessione Web. Per il franchise o altri business con sedi multiple, può essere una funzione molto utile. Altri sistemi possono essere impostati per scaricare i resoconti quotidiani da un server centrale.
-Multi management
Imprese che hanno filiali in diverse regioni possono trovare utile il “multi management”. Il multi management permette di condividere alcune impostazioni ma non tutte. Ad esempio, potreste offrire lo stesso menù a prezzi diversi nelle diverse filiali.
-Supporto programmi fedeltà
Alcuni pacchetti software POS per ristoranti supportano i programmi fedeltà. I programmi fedeltà premiano i clienti abituali con incentivi o sconti. Ad esempio, potreste usare un sistema a punti che funzioni come le mille miglia, associando ogni elemento del menu a un valore in punti e permettendo ai clienti di accumulare punti che poi possano scambiare con un dessert gratis, un pasto a metà prezzo o uno sconto.
All’aumentare delle funzioni, i software POS diventano più complicati e costosi. La maggior parte dei produttori offre una demo sui loro siti web. Alcuni offrono anche una versione completa, disponibile come download o su CD. L’utilizzo del software vi permetterà di capire la sua semplicità d’uso e giudicarne la stabilità. Prima di paragonare le funzioni dei diversi software POS, dovreste stabilire quali sono le vostre esigenze. Fate una lista di fattori che rendono unico il vostro business.

Hardware

La maggior parte di questi sistemi consiste in un registratore di cassa, una stampante per le ricevute, un monitor e un dispositivo di input. Per inserire i dati in un sistema POS, gli impiegati possono usare sistemi touch screen, tastiere programmabili, scanner o terminali portatili.
-Touch screen
Molti utenti trovano i touch screen più intuitivi della maggior parte delle tastiere, e questi sistemi sono molto flessibili per quanto riguarda interfacce per gli utenti e possibilità di programmazione. La maggior parte degli schermi touch screen sono LCD a schermo piatto, che costano leggermente di più rispetto ai tradizionali monitor CRT ma durano più a lungo, consumano meno elettricità e occupano meno spazio. Evitate di aggiungere le funzioni touch screen a monitor tradizionali: sono più soggetti alle rotture.
-Con tastiera
I negozi di prodotti ortofrutticoli spesso preferiscono POS programmabili con tastiere, che permettono di assegnare ai singoli tasti specifici codici e prezzi. Alcune di queste tastiere sono modelli standard con 101 tasti, come quelle di qualsiasi computer. Altre sono più piccole, più simili a dispositivi specifici per i POS, come quelle che si trovano in diversi fast food. Spesso le tastiere POS hanno dei lettori integrati per la processazione delle carte di credito.
-Con scanner
Gli scanner leggono un codice a barre e inviano i numeri al computer del sistema POS, aumentando la velocità e l’accuratezza del conto. In genere si collegano al sistema attraverso connettori o giunti a Y che li fanno funzionare come un’estensione della tastiera. Nella scelta di uno scanner, considerate il vostro numero di clienti abituale.
-Portatili
I terminali portatili (essenzialmente dei PDA) trasmettono gli ordini a una stazione base in modalità wireless. Sono disponibili anche dei nuovi terminali write-on, che utilizzano software di riconoscimento della scrittura per analizzare gli ordini e inviarli alla cucina o al bar. I terminali portatili permettono di aumentare il tempo nel quale si prendono gli ordini, cioè il tempo di interazione con i clienti, e aumentano le vendite di dessert e drink, annullando la differenza di costo esistente tra i terminali portatili e i più economici touch screen.

Accessori

Stampanti POS
Ogni sistema ha bisogno di una stampante per realizzare le ricevute per voi e per i clienti. Molti ristoranti usano le stampanti POS anche per trasmettere gli ordini allo staff della cucina e del bar. Troverete stampanti dot matrix e stampanti termiche. Le più economiche stampanti dot matrix, o stampanti a impatto, usano testine e un nastro d’inchiostro per stampare su carta normale. Sono particolarmente adatte per le cucine, la temperatura ambientale delle quali potrebbe influire sul buon funzionamento delle stampanti termiche. Le stampanti termiche usano il calore e carta sensibile al calore per generare le ricevute. Hanno un costo leggermente superiore rispetto a quello delle stampanti dot matrix ma sono più veloci, più silenziose e più affidabili, perché hanno meno parti che si muovono.
A lungo termine, il costo della carta termica arriva ad essere equivalente alla somma dei costi di carta e nastri d’inchiostro delle stampanti dot matrix.

Registratori di cassa
Conservano contanti, ricevute delle carte di credito, buoni omaggio, scontrini di oggetti sostituiti e altri documenti importanti. Cercate registratori solidi, in acciaio da 1 mm, che possano resistere alle continue aperture e chiusure. Alcuni registratori di cassa sono più funzionali di altri. Anche se l’aspettativa di vita di un registratore di cassa è stimata in milioni di cicli, assicuratevi di poter sostituire cilindri, cuscinetti e altre parti. Nella maggior parte dei registratori, il segnale per aprire il cassetto arriva dalla stampante delle ricevute — se comprate i diversi componenti separatamente, accertatevi che siano compatibili.

Schermi per i clienti
Mostrano al cliente l’oggetto che ha acquistato e il suo prezzo, e alcuni supportano pubblicità. Confrontate dimensioni e aspetto dei diversi display, ma soprattutto assicuratevi che il vostro software sia compatibile.

Lettori magnetici
Il software processa le carte di credito, ma avete bisogno di un lettore magnetico per leggerle. Tastiere e touch screen spesso hanno lettori integrati. Se il vostro dispositivo di input non ne possiede uno, dovrete acquistare un lettore magnetico stand alone.
Lettori di assegni
Attraverso il Riconoscimento di caratteri tramite inchiostro magnetico (MICR), i lettori di assegni automatici possono evitare le frodi verificando alcune informazioni essenziali. Se nel vostro business notate l’utilizzo di un grosso numero di assegni, assicuratevi che il vostro software POS supporti la verifica degli assegni prima di acquistare un lettore.

Riconoscimento delle impronte
Per una maggiore sicurezza, potreste dotare il vostro sistema POS della capacità di riconoscimento delle impronte, per limitare l’accesso al terminale POS a determinati impiegati. A differenza dei codici PIN che possono essere letti mentre vengono digitati, o dei tesserini magnetici che possono essere dimenticati, persi o rubati, il riconoscimento delle impronte assicura che solo determinati impiegati possano accedere al sistema.

Si tratta quindi di strumenti molto utili.