Una lettera per chiedere il patrocinio è un documento formale con cui un’organizzazione o un privato si rivolge a un ente pubblico o a un’istituzione privata per ottenere sostegno istituzionale, riconoscimento morale e spesso l’autorizzazione a usare il logo o a beneficiare di agevolazioni promozionali; può anche facilitare accesso a spazi, permessi o, in alcuni casi, contributi economici. Serve a presentare in modo chiaro e professionale il progetto o l’evento, spiegandone scopi, pubblico previsto e durata, e a motivare in che modo il patrocinio sarebbe utile tanto al richiedente quanto all’ente patrocinante. Per essere efficace la lettera deve essere sintetica, puntuale nei dati essenziali e accompagnata da recapiti e documentazione di supporto, così da agevolare una valutazione rapida e positiva da parte del destinatario.
Indice
Come scrivere una lettera per chiedere il patrocinio
La lettera di richiesta di patrocinio deve presentarsi come un documento formale e completo che permetta al destinatario di comprendere immediatamente chi siete, che cosa proponete e perché la vostra iniziativa merita un sostegno. È quindi fondamentale indicare in apertura i dati anagrafici e organizzativi del proponente: denominazione sociale completa, natura giuridica (associazione, fondazione, impresa, ente pubblico), sede legale, eventuale codice fiscale o partita IVA, numero di iscrizione nei registri pertinenti (registro delle imprese, registro regionale delle associazioni, albo delle ONLUS, ecc.), nome del rappresentante legale e suoi riferimenti diretti quali recapiti telefonici, indirizzo email e, quando previsto per comunicazioni formali, PEC. Vanno specificati con chiarezza anche i dati del destinatario: ufficio o funzione dell’ente o della persona a cui è indirizzata la richiesta, nonché la data e il luogo di redazione della lettera.
La parte descrittiva deve spiegare in modo sintetico ma esaustivo il progetto o l’evento per il quale si chiede il patrocinio: titolo della manifestazione, finalità, periodo e date precise, sede o sedi, programma sintetico delle attività previste e durata complessiva. È importante motivare gli obiettivi specifici dell’iniziativa, il pubblico di riferimento e i risultati attesi, fornendo quando possibile dati quantitativi e qualitativi che attestino la rilevanza e l’impatto sociale, culturale o economico dell’evento (stima del numero di partecipanti, copertura mediatica prevista, proiezione del ritorno per il territorio, precedenti edizioni e relativi risultati). Se la richiesta riguarda un’azione continuativa o un progetto pluriennale, vanno indicati tempi e fasi di realizzazione.
Occorre chiarire esplicitamente il tipo di patrocinio richiesto, distinguendo tra patrocinio istituzionale o morale, sponsorizzazione economica, supporto logistico o servizi in natura, concessione di spazi oppure collaborazione per attività di comunicazione. Se si chiede semplicemente il patrocinio morale dall’ente pubblico, è bene precisare che non si richiede onere finanziario a carico dell’ente, salvo diverso accordo, e citare eventuali norme o regolamenti comunali o regionali che disciplinano il patrocinio per mostrare di aver verificato i requisiti. Nel caso di sponsorizzazione aziendale, la richiesta dovrebbe includere l’ammontare del contributo richiesto o la tipologia di beni/servizi necessari, la suddivisione tra contributo economico e in‑kind, e indicare se si propongono formule di esclusiva o di co‑sponsorship.
Per convincere il destinatario è utile argomentare in che modo il patrocinio ricade positivamente sugli interessi dell’ente o dell’azienda. Va illustrato il piano di visibilità e comunicazione previsto, spiegando come e dove verrà pubblicizzato il marchio o l’ente patrocinante: presenza sul materiale promozionale cartaceo e digitale, citazioni nelle note stampa, spazi pubblicitari, menzione durante l’evento, inserimento del logo su locandine e sito web, eventuali uscite radio/TV e partner mediatici. Per le amministrazioni pubbliche è utile evidenziare l’attinenza dell’iniziativa con le politiche o gli obiettivi istituzionali (promozione culturale, sociale, turistico‑economica, inclusione), mentre per le imprese è opportuno indicare i benefici di immagine e commerciali, i target raggiunti e i KPI attraverso cui misurerete il ritorno dell’investimento.
La trasparenza amministrativa è un requisito imprescindibile: nella lettera bisogna allegare o dichiarare la disponibilità a fornire il progetto esecutivo, il budget preventivo dettagliato, l’elenco dei partner e degli eventuali cofinanziatori, la copia dello statuto dell’ente proponente, eventuali curricula dei principali responsabili e referenze di precedenti attività. È opportuno dichiarare la copertura assicurativa prevista, i permessi e le autorizzazioni già acquisiti o in corso di acquisizione, nonché le misure per la gestione della sicurezza, della privacy e del rispetto delle normative vigenti. Se si richiede anche una forma di utilizzo del logo o del nome del patrocinante, va esplicitato come verrà gestita la grafica, in quale materiale e con quali dimensioni/posizionamenti, e da chi sarà data l’ultima approvazione grafica.
Non devono mancare informazioni pratiche sui termini per la risposta e sui contatti per approfondimenti: indicare una persona di riferimento con ruolo e recapiti diretti, specificare la data entro la quale sarebbe preferibile ricevere una conferma e, se rilevante, proporre un incontro di presentazione del progetto. È importante includere l’impegno a fornire a fine iniziativa una relazione finale con rendicontazione economica, report sulle attività svolte e materiali di comunicazione (cartella stampa, foto, video), perché questo rassicura il patrocinante sulla tracciabilità e sull’efficacia dell’investimento o dell’impegno morale.
Lo stile della lettera deve mantenersi formale, conciso e persuasivo: argomentazioni supportate da dati, numeri, risultati passati ed eventuali lettere di referenze aumentano la credibilità. Infine, la conclusione deve contenere una formula di cortesia, la disponibilità a un confronto e la firma del rappresentante legale con indicazione del suo ruolo istituzionale; in calce vanno elencati gli allegati che accompagnano la richiesta (progetto, budget, statuto, eventuali permessi, piani di comunicazione), così da permettere al destinatario di effettuare immediatamente una valutazione documentale completa.
Esempi lettera di risposta a lettera per chiedere il patrocinio
Richiesta di patrocinio (modello generico)
Oggetto: Richiesta di patrocinio per [Titolo dell’iniziativa] in programma il [data]
Spett.le [Ente/Persona],
con la presente, la/il sottoscritta/o [Nome e Cognome], in qualità di [ruolo] dell’associazione/ente [Denominazione], con sede in [indirizzo], presenta formale richiesta di patrocinio per l’evento/progetto “[Titolo]” che si terrà il giorno [data] presso [luogo].
L’iniziativa ha lo scopo di [breve descrizione degli obiettivi e del pubblico target]. Ritengo che il patrocinio da parte di codesto ente contribuisca a valorizzare l’iniziativa e a garantirne maggiore diffusione e credibilità.
Si richiede il patrocinio nella forma di [patrocinio morale / patrocinio istituzionale / patrocinio logistico] e, se necessario, siamo disponibili a fornire ulteriore documentazione (programma dettagliato, budget, materiale informativo).
Resto a disposizione per un incontro o chiarimenti e chiedo cortesemente un riscontro entro il [data richiesta risposta].
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo] – [Associazione/Ente]
[Indirizzo]
[Telefono] – [Email]
Richiesta di patrocinio al Comune per manifestazione culturale
Oggetto: Richiesta di patrocinio comunale per la manifestazione culturale “[Titolo evento]” del [data]
All’attenzione del Signor Sindaco / dell’Assessore alla Cultura
Comune di [Nome Comune]
La/Il sottoscritta/o [Nome e Cognome], in qualità di [ruolo] dell’associazione [Denominazione], organizza la manifestazione culturale “[Titolo evento]” prevista per il giorno [data] presso [luogo]. L’iniziativa prevede [breve programma: concerti, mostre, incontri, ecc.] e punta a promuovere [ambito culturale, valorizzazione del territorio, coinvolgimento della cittadinanza, ecc.].
Con la presente si richiede il patrocinio del Comune di [Nome Comune] nella forma di patrocinio morale/istituzionale, al fine di sostenere l’evento e favorirne la partecipazione pubblica. Alleghiamo alla presente il programma dettagliato, il piano organizzativo e il budget preventivo.
Saremmo grati di poter contare sul sostegno del Comune e restiamo disponibili per un incontro di approfondimento. Si richiede cortese riscontro entro il [data].
Distinti saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo] – [Associazione/Ente]
[Indirizzo]
[Telefono] – [Email]
Richiesta di patrocinio alla Regione/Provincia per progetto educativo
Oggetto: Richiesta di patrocinio regionale per il progetto educativo “[Titolo progetto]” (periodo: [date])
Alla cortese attenzione dell’Assessore [Nome] / Ufficio competente
Regione/Provincia di [Nome]
Con la presente, la/il sottoscritta/o [Nome e Cognome], in qualità di [ruolo] presso [Denominazione ente/organizzazione], propone il progetto educativo “[Titolo progetto]” rivolto a [destinatari: studenti, insegnanti, famiglie], che si svolgerà nel periodo [date]. Il progetto mira a [obiettivi educativi e risultati attesi], in collaborazione con [eventuali partner].
Si richiede il patrocinio/il riconoscimento istituzionale della Regione/Provincia per valorizzare e ampliare l’impatto dell’intervento. Alleghiamo: scheda progetto, piano finanziario, e lettere di manifestazione d’interesse dei partner coinvolti.
Rimaniamo a disposizione per presentare il progetto in sede ufficiale e attendiamo cortese riscontro entro il [data]. Grazie per l’attenzione.
Cordialmente,
[Nome e Cognome]
[Ruolo] – [Ente/Organizzazione]
[Indirizzo]
[Telefono] – [Email]
Richiesta di patrocinio morale/istituzionale per convegno scientifico
Oggetto: Richiesta di patrocinio per il convegno “[Titolo convegno]” del [data]
Alla cortese attenzione della Direzione / Rettore / Presidente
[Ente pubblico o Università]
La/Il sottoscritta/o [Nome e Cognome], [ruolo] di [Denominazione ente/organizzazione], manifesta la richiesta di patrocinio per il convegno scientifico “[Titolo]”, che si terrà il [data] presso [sede]. L’evento avrà per tema [argomento], con la partecipazione di relatori nazionali e internazionali, e si propone di [finalità scientifiche e impatto previsto].
Il patrocinio istituzionale testimonierà il sostegno dell’ente alla ricerca e alla diffusione della conoscenza. Si allegano programma preliminare, profili dei relatori e budget stimato.
Resto a disposizione per ogni ulteriore informazione e per concordare eventuali modalità di collaborazione. Chiedo gentilmente un riscontro entro il [data].
Distinti saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo] – [Organizzazione]
[Indirizzo]
[Telefono] – [Email]
Richiesta di patrocinio/sponsorizzazione a impresa privata (offerta di visibilità)
Oggetto: Richiesta di sponsorizzazione per “[Titolo evento/progetto]” – proposta di partnership
Alla cortese attenzione del Responsabile Marketing / CSR
[Nome Azienda]
La/Il sottoscritta/o [Nome e Cognome], in qualità di [ruolo] presso [Denominazione organizzazione], presenta richiesta di sponsorizzazione per l’iniziativa “[Titolo]” prevista il [data] presso [luogo]. L’evento/progetto coinvolgerà [numero stimato partecipanti, target] e offrirà visibilità ai partner attraverso [canali: logo su materiale promozionale, menzione durante l’evento, stand, comunicati stampa, social media].
Proponiamo livelli di sponsorizzazione modulabili:
– Sponsor Gold: [contributo €] – visibilità principale (logo su locandine, stand, menzione titolo)
– Sponsor Silver: [contributo €] – visibilità intermedia (logo su materiale, sito, ringraziamento)
– Sponsor Bronze: [contributo €] – inserimento elenco sponsor
Alleghiamo il dossier sponsor con dettagli e il piano di comunicazione. Siamo disponibili a concordare formule personalizzate in base alle esigenze aziendali.
Ringraziando per l’attenzione, resto a disposizione per un incontro e chiedo cortese riscontro entro il [data].
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo] – [Associazione/Organizzazione]
[Indirizzo]
[Telefono] – [Email]