Da esperto di scrittura, spiego brevemente: una lettera per chiedere un omaggio è un testo formale e persuasivo indirizzato a un’azienda o a un privato con lo scopo di ottenere gratuitamente un prodotto o un servizio, di solito per prova, recensione, promozione o uso in un evento; serve a esporre chiaramente chi richiede l’omaggio, perché ne ha bisogno e quali benefici avrà chi lo concede, usando un tono cortese, conciso e convincente e fornendo informazioni pratiche su tempi, quantità e contatti per facilitare una risposta favorevole.
Indice
Come scrivere una lettera per chiedere un omaggio
Per scrivere una lettera efficace per chiedere un omaggio è fondamentale fornire innanzitutto una chiara identificazione del mittente e del contesto: indicare il nome dell’organizzazione o della persona richiedente, la qualifica di chi firma, l’indirizzo completo, i recapiti telefonici e l’indirizzo e‑mail, oltre a una breve presentazione dell’ente o del progetto che richiede l’omaggio, con dati che ne attestino la credibilità (anni di attività, missione, risultati rilevanti). Subito dopo va spiegato in modo conciso ma esaustivo lo scopo della richiesta: specificare l’evento, l’iniziativa o l’utilizzo previsto dell’omaggio, la data e il luogo in cui si svolgerà l’attività, il pubblico atteso e perché quel contributo è importante per il successo dell’iniziativa. Chi legge deve capire rapidamente il contesto operativo e l’impatto concreto che il dono avrà.
Occorre quindi dettagliare esattamente che cosa si chiede: descrivere la tipologia di omaggio desiderato, le quantità, eventuali caratteristiche tecniche o di qualità, e se si tratta di un prodotto, di un voucher, di servizi o di altro. È importante quantificare le esigenze e, se possibile, tradurle in termini economici indicativi, così il potenziale donatore può valutare l’impegno richiesto. Parallelamente bisogna chiarire la tempistica: indicare la scadenza entro la quale l’omaggio è necessario, le modalità di consegna preferite e chi sarà il referente logistico per il ritiro o la spedizione. Inserire informazioni pratiche come l’indirizzo di consegna, orari disponibili per il ritiro e eventuali specifiche di imballaggio evita ritardi e fraintendimenti.
Per convincere e motivare la donazione è essenziale spiegare i benefici che il donatore otterrà in cambio: indicare opportunità di visibilità (presenza di logo su materiali promozionali, menzioni sui canali social, ringraziamenti pubblici durante l’evento), eventuali contropartite fiscali o ricevute, e le modalità di riconoscimento formale grazie al quale l’azienda o la persona riceverà credito pubblico per la sua generosità. Se l’ente richiedente è una ONLUS, associazione o realtà con status giuridico particolare, allegare o citare la documentazione che permette eventuali agevolazioni fiscali aumenta la trasparenza e la fiducia del donatore. Non bisogna dimenticare di includere elementi probativi come il programma dell’evento, il bilancio sintetico o fotografie/rapporti di precedenti edizioni, in modo che il destinatario possa verificare concretamente come vengono utilizzati i contributi.
La lettera deve contenere anche le condizioni pratiche e legali dell’eventuale accordo: precisare se l’omaggio sarà ceduto a titolo gratuito, se è prevista una politica di restituzione, eventuali clausole di esclusiva o limitazioni di uso del marchio, e come saranno gestiti eventuali aspetti di responsabilità. È buona norma indicare come verrà monitorato e rendicontato l’utilizzo dell’omaggio, ad esempio promettendo l’invio di un report post‑evento con fotografie, dati di partecipazione e un rendiconto sintetico delle attività svolte. Questo approccio rassicura il donatore sulla trasparenza e l’efficacia del proprio contributo.
Infine, concludere la lettera con una call to action chiara e cortese: invitare il destinatario a contattare un referente per confermare la donazione o per discutere eventuali alternative, specificare le modalità preferite per la risposta (telefono, e‑mail), e indicare un termine realistico per una risposta. Non deve mancare un ringraziamento preventivo per l’attenzione e, se appropriato, un impegno a riconoscere pubblicamente la generosità ricevuta; firmare in modo leggibile con nome, ruolo e contatti completi completa la richiesta e facilita il processo decisionale. Curare il tono, mantenendolo professionale ma caloroso, personalizzare la comunicazione in base al destinatario e allegare materiali di supporto pertinenti aumentano significativamente le probabilità di ottenere l’omaggio desiderato.
Esempi lettera di risposta a lettera per chiedere un omaggio
Modello 1 — Richiesta omaggio generica
Oggetto: Richiesta omaggio per iniziativa/promozione
Spett.le [Nome azienda/Signor/Signora],
mi chiamo [Nome Cognome] e rappresento [organizzazione/ente/privato]. Stiamo organizzando [breve descrizione dell’iniziativa: evento, promozione, campagna] che si terrà il [data] presso [luogo]. Vorremmo gentilmente chiedere la disponibilità di un omaggio da destinare a [partecipanti/visitatore/lotteria/pack promozionale].
L’omaggio verrà consegnato a [descrivere destinatari] e citato nei materiali informativi e nei canali social dell’iniziativa. Saremmo lieti di riportare il logo e i riferimenti aziendali per valorizzarne la visibilità.
Resto a disposizione per concordare modalità di consegna/ritiro e per fornire ulteriori dettagli. In attesa di un cortese riscontro, porgo i miei più cordiali saluti.
Cordiali saluti,
[Nome Cognome]
[Ruolo] — [Organizzazione]
[Telefono] — [Email]
Modello 2 — Richiesta omaggio per fiera o stand
Oggetto: Richiesta omaggi promozionali per stand alla fiera [Nome fiera]
Spett.le Ufficio Marketing,
sono [Nome Cognome], responsabile dello stand di [Nome azienda/organizzazione] alla fiera [Nome fiera], in programma dal [date]. Per arricchire il materiale promozionale e attirare visitatori, vorremmo richiedere un quantitativo di omaggi (campioni, gadget, buoni sconto) da distribuire durante l’evento.
In cambio, garantiamo visibilità del vostro marchio sullo stand, nella comunicazione pre-evento e sui nostri canali social (indicare reach/numero follower se rilevante). Necessiteremmo della consegna entro il [data limite] per organizzare il materiale.
Se interessati, possiamo definire insieme quantità, branding e le modalità logistiche. Grazie per l’attenzione e resto a disposizione per un incontro o una call.
Cordiali saluti,
[Nome Cognome]
[Ruolo] — [Azienda/Organizzazione]
[Telefono] — [Email]
Modello 3 — Richiesta omaggio per concorso/estrazione durante evento culturale
Oggetto: Donazione omaggio per concorso/estrazione evento culturale [Titolo evento]
Gentilissimi,
con la presente vi contatto per chiedere la disponibilità di un omaggio da destinare come premio per il concorso/estrazione che si svolgerà durante l’evento culturale “[Titolo evento]” il [data]. L’iniziativa mira a coinvolgere il pubblico e promuovere la partecipazione agli incontri/esibizioni previsti.
Il vostro omaggio sarà menzionato in locandine, programma ufficiale e durante l’annuncio del premio, garantendo riconoscimento al vostro supporto. Possiamo anche offrire biglietti omaggio o spazio promozionale in cambio del dono.
Vi prego di comunicare la vostra disponibilità entro il [data limite] e le modalità di consegna. Ringrazio anticipatamente per la cortese attenzione.
Cordiali saluti,
[Nome Cognome]
[Organizzazione] — [Ruolo]
[Telefono] — [Email]
Modello 4 — Richiesta omaggio per raccolta fondi / ONG
Oggetto: Richiesta omaggio per asta/lotteria benefica a favore di [Nome progetto/ONP]
Spett.le [Nome azienda/Persona],
sono [Nome Cognome], referente della raccolta fondi per [Nome ONG/progetto]. Stiamo organizzando una lotteria/asta benefica il [data] con l’obiettivo di raccogliere fondi per [scopo specifico]. Saremmo molto grati se poteste donare un omaggio (prodotto/servizio) da inserire tra i premi.
La donazione contribuirà direttamente a [benefici attesi] e riceverà visibilità durante l’evento, nei materiali promozionali e nel rendiconto pubblico. Se necessario, possiamo fornire ricevuta per finalità fiscali e attestazione di avvenuta donazione.
Vi chiediamo gentilmente di farci sapere la disponibilità entro il [data limite] e le modalità di consegna. Grazie per il sostegno alla nostra causa.
Cordiali saluti,
[Nome Cognome]
[Ruolo] — [Nome ONG]
[Telefono] — [Email]
Modello 5 — Richiesta omaggio per recensione/partnership con blogger o influencer
Oggetto: Richiesta omaggio per review/prova prodotto sul blog/profilo [Nome canale]
Gentile [Nome referente],
mi chiamo [Nome Cognome] e gestisco il canale/blog [Nome canale], con un pubblico interessato a [settore: moda, tech, food, ecc.]. Vorrei proporvi una collaborazione: la ricezione di un vostro omaggio/prodotto per una prova e recensione onesta sul mio profilo e sui canali social.
In cambio offro contenuti professionali (post, stories, video) con tag e link al vostro sito, oltre a metriche di engagement al termine della pubblicazione. Se interessati, possiamo concordare formato dei contenuti e tempistiche; preferirei ricevere il materiale entro il [data].
Resto disponibile per dettagli logistici e per valutare eventuali condizioni particolari. Grazie per l’attenzione.
Cordiali saluti,
[Nome Cognome]
[Nome canale/profilo] — [Numero follower/lettori, se pertinente]
[Telefono] — [Email]