Il primo elemento prodromico al resto è la nomina del Presidente, che viene scelto tra i presenti con diritto a partecipare ed ha funzioni moderatrici e del Segretario, che invece viene incaricato di redigere il verbale con gli interventi.
Il verbale è quindi la prova scritta dello svolgimento dell’assemblea: prima della chiusura andrà letto ad alta voce e controfirmato dal Presidente. Effettuate le nomine il Presidente passa alla verifica di eventuali deleghe e al conteggio dei presenti: se è raggiunto il numero minimo di partecipanti l’assemblea è dichiarata aperta. Ad una ad una vengono trattate tutte le materia contenute nell’ordine del giorno. In caso di votazione gli astenuti si contano come contrari.
Tutti i dettagli delle votazioni vanno riportati nel verbale che varrà come prova per eventuali impugnazioni delle delibere. Nel verbale va anche annotato il nome delle persone che arrivano dopo l’inizio dell’assemblea e di quelle che se ne vanno prima della fine: l’assemblea resta valida, ma ovviamente varierà conseguentemente il quorum per le votazioni.
In caso di comproprietari solo uno avrà diritto al voto: se tra i due non c’è accordo il Presidente sceglie per mezzo di estrazione a prescindere dalle quote di proprietà di ognuno. Copia del verbale andrà recapitata all’amministratore e a tutti i condomini, anche a quelli presenti all’assemblea.