Come Impostare Risposta Automatica Mail Quando si è in Vacanza

Tutti siamo intenti a pensare alla meta per le nostre vacanze, a staccare dal lavoro per riposarci e rilassarci in compagnia, ma purtroppo non tutti possono farlo completamente. Come fare allora se non puoi chiudere completamente le comunicazioni con clienti e con colleghi di lavoro? Semplice: è sufficiente impostare la risposta automatica alla mail.

Ecco di seguito come attivare e impostare correttamente la risposta automatica. Se stai utilizzando Gmail per prima cosa devi cliccare sul comando Opzioni in alto a destra, andare su impostazioni Gmail, generali e nella sezione Risponditore Automatico selezionare la voce Attiva Risponditore Automatico. A questo punto ti verrà richiesto di inserire una data di inizio e, se lo desideri, una data di fine (in questo caso la scelta è facoltativa e l’utente può attivarla con un semplice click). Una volta selezionate queste impostazioni, ti verrà richiesto di compilare i campi oggetto e messaggio e salvare il tutto per rendere attive le modifiche effettuate.

Nel caso in cui utilizzassi Outlook occorre andare su Strumenti, selezionare Regole Messaggi e successivamente Posta Elettronica. Una volta arrivato a questo punto, cliccando sul bottone “Nuova” si aprirà una finestra da compilare con le condizioni della regola (per tutti i messaggi o solo i messaggi in cui la casella a contiene tuamail@mail.it), le azioni da effettuare (rispondi al messaggio) e la descrizione della regola (contenente il testo della risposta automatica).

Ecco adesso che sai come impostare la mail di risposta automatica, non rimane altro che impostare il messaggio che vuoi inviare ai tuoi contatti. Spesso nel tentativo di essere il più possibile esaurienti ci ritroviamo a scrivere messaggi complicati, difficili da interpretare o da seguire. Un esempio è il seguente:

“Buongiorno, mi dispiace ma non sarò presente fino al 30 agosto. Se volete potete contattare fino al giorno 8 agosto il mio collega XXX, ma soltanto di mattina. Per il pomeriggio potrete rivolgervi invece a YYY. Per comunicazioni di particolare urgenza potete telefonare al numero di cellulare 333 00 ma solo dalle ore 18 alle ore 20 dei giorni compresi dal 18 al 25. Buone vacanze a tutti”.

Come puoi intuire un messaggio come quello appena letto è molto esplicativo, ma contiene troppe informazioni, poste in maniera anche un po’ complicata.
Ma allora come scrivere un testo di risposta automatica? Ecco alcune piccole regole da seguire:

Semplicità e chiarezza – evitate messaggi complessi
Informazioni personali – spesso per comodità siamo soliti attivare la risposta automatica per tutte le mail che ci arrivano perciò i nostri messaggi potrebbero raggiungere anche gli spammer. Per questo motivo è sempre preferibile inserire poche informazioni personali.
Utilizzare stile sintetico – Non omettere mai le informazioni indispensabili, come i giorni di assenza e una frase per far capire che provvederete a ricontattare il cliente o collega il prima possibile.
Evitare messaggi umoristici o contenenti lamentele – inserire messaggi umoristici contenenti allusioni al fatto che voi siete in vacanza mentre gli altri lavorano non contribuirà di certo alla tua immagine nè a quella della azienda per la quale lavori. Spesso tali messaggi possono essere interpretati come una mancanza di rispetto e serietà nei confronti degli altri

Molto interessante.